Terepjárók Üzemanyag-elszámolása és Adózása: Részletes Útmutató

Az üzemanyag-elszámolás 2022-ben is az elmúlt években alkalmazott jogszabályok és képletek alapján történik, és ez a helyzet a terepjárók, valamint más gépjárművek esetében is. A saját gépkocsihasználat elszámolása a NAV üzemanyag-elszámolás képlet, illetve az útiköltség-térítés 2022-ben is érvényes szabályainak figyelembevételével a legegyszerűbb. A járművek fogyasztásánál a gyakorlatban a NAV jogszabályban meghatározott üzemanyagnorma értékeit veszik alapul. Ez az útmutató részletesen bemutatja a vonatkozó szabályokat, adózási tudnivalókat és gyakorlati példákat.

Az Üzemanyag-elszámolás Alapjai és Jogszabályi Háttere

A hivatalos elnevezéssel gépkocsi alapnorma-átalányt a gépjárművek hengerűrtartalma, illetve az üzemanyag típusa alapján határozzák meg. Az üzemanyag-elszámolást nem csak személy- és tehergépjárművekre, hanem motorkerékpárokra is lehet alkalmazni. Jó hír, hogy ha valaki a jogszabályok alapján, az ott szereplő hivatalos adatokat alapul véve készíti el az üzemanyag-elszámolást, nem szükséges ezt számlákkal igazolnia.

A fenti, hivatalos alapnorma-átalányok értékeit a 60/1992. (IV.1.) Korm. rendelet tartalmazza. A rendelet nem csak a személy- és tehergépjárművekre vonatkozik, meglepően széles a kör, amelyre érvényes. Ennek ellenére vannak olyan járművek, amelyek nem kerültek bele a jogszabály szövegébe, az mégis hatályos rájuk nézve is. Az üzemanyag-fogyasztási norma megállapításának szabályait a közúti gépjárművek, az egyes mezőgazdasági, erdészeti és halászati erőgépek üzemanyag- és kenőanyag fogyasztásának igazolás nélkül elszámolható mértékéről szóló 60/1992. (IV. 1.) Korm. rendelet tartalmazza. E rendelet mellékletei tartalmazzák az egyes járművekre vonatkozó alapnormát, mely az általánostól eltérő üzemmód esetében korrekciós tételekkel módosítható. Az alapnorma helyett - a magánszemély választása szerint - alkalmazható az ún. általános személygépkocsi-normaköltség.

A személyi jövedelemadóról szóló törvény (SZJA-törvény, 1995. évi CXVII. törvény) 3. számú mellékletének II. fejezet 6. pontja rendelkezik az általános személygépkocsi normaköltségről. Az SZJA-törvényben a gépjárművek adózásával kapcsolatban megtalálhatók a közúti gépjárművek, a személygépkocsik, a saját és nem saját tulajdonú gépjárművek elszámolására vonatkozó szabályok, továbbá az egyes eseményekhez kapcsolódó adókötelezettség vagy épp adómentesség.

Üzemanyag-elszámolási Képlet

A NAV gépkocsi elszámolás szabályai szerint az üzemanyag-elszámolás a következő képlettel történik:

Titkok a Majka klipből

[(megtett kilométer/100) x a jármű fogyasztása x hivatalos benzin-, illetve gázolajár] + megtett kilométer x általános személygépkocsi normaköltség

A munkáltató a kiküldetésben levő dolgozójának a kiküldetési rendelvényben meghatározott km-távolság szerint az üzemanyag fogyasztási norma, a NAV által közzétett üzemanyagár, valamint a 15 Ft/km általános személygépkocsi normaköltség alapul vételével számított összeget fizetheti adómentesen.

Az Útiköltség Elszámolásának Módjai

A magánautó céges használatának útiköltség elszámolása történhet két fő módon: útnyilvántartás vagy kiküldetési rendelvény alapján.

1. Útnyilvántartás Alapján

Magánautó céges használatát el lehet számolni útnyilvántartás vezetésével. Az útnyilvántartás célja a jövedelemszerzés érdekében történő költség elszámolásának alátámasztása, ha annak alapja a felmerülés igazolásával alátámasztható. A Számviteli törvény 15. paragrafusa szerint a könyvvitelben rögzített és a beszámolóban szereplő tételeknek a valóságban is megtalálhatónak, bizonyíthatónak, kívülállók által is megállapíthatónak kell lenniük. Az útnyilvántartás, csakúgy, mint valamennyi adózással összefüggő nyilvántartás kizárólag a valóságnak megfelelő adatokat tartalmazhatja.

Ebben az esetben a magánszemélynek cégautóadót kell fizetnie és az útnyilvántartás alapján kapott összeg adóköteles bevételnek számít. A bevétellel szemben azonban az üzleti utak alatt felmerült költségek elszámolhatók: a számlával igazolt üzemanyag és elektromos töltés költsége mellett, a fenntartási, javítási és felújítási költségek is elszámolhatók az üzleti utak arányában.

A Ford Shelby legenda

Az útnyilvántartást az Szja tv. 5. számú II. 7. pontjában rögzített szabályok alkalmazásával kell vezetni. Az „útnyilvántartásos módszer” esetében is igaz, hogy az ügyvezető - Szorgos úr - sajátszemélygépkocsi-használatának hivatali, üzleti utazásnak kell minősülnie, az előbb már hivatkozott definíciónak megfelelve.

Fontos szerepe van annak, hogy a személygépkocsit mekkora mértékben használja a cég a vállalkozással összefüggésben és milyen mértékben magáncélra. Az esedékes lízingdíjak (áfa törvény bérleti díjként kezeli) áfája annak arányában vonható le, ahogyan a járművet a vállalkozás áfaköteles tevékenységéhez használja (Áfa törvény 120-121. §). A jogalkotó nem határozza meg, de valamilyen nyilvántartással, ami lehet útnyilvántartás, igazolnia kell a cégnek, hogy az autót adólevonásra jogosító gazdasági tevékenységéhez használja.

Az ügyvezetőnek a tételes („útnyilvántartásos”) költségelszámolás alkalmazása esetén fizetnie kell a cégautóadót.

2. Kiküldetési Rendelvény Alapján

Nem kell cégautóadót fizetni és adómentesen adható a költségtérítés, ha a saját gépkocsi üzleti használatát kiküldetési rendelvénnyel számolja el a magánszemély, feltéve, hogy a térített összeg nem haladja meg a jogszabályban meghatározott, igazolás nélkül elszámolható mértéket.

Hivatali, üzleti utazásnak minősül a kifizető tevékenységével összefüggő feladat ellátása érdekében történt utazás. Idetartozik különösen a kiküldetés. Üzleti utakhoz használt saját személygépjármű-használat térítése történhet kiküldetési rendelvény vagy útnyilvántartás alapján.

Felelősség a gyalogos elé eső terepjáró balesetnél

Kiküldetési rendelvény alapján kapott költségtérítés összegét nem kell figyelembe venni a jövedelem kiszámításánál, amennyiben a térített összeg nem haladja meg a jogszabályban meghatározott, igazolás nélkül elszámolható mértéket. Igazolás nélkül elszámolható a kifizető által a magánszemélynek a saját személygépkocsi használata miatt fizetett költségtérítés összegéből a kiküldetési rendelvényben feltüntetett kilométer-távolság szerint az üzemanyag-fogyasztási norma és legfeljebb az adóhatóság által közzétett üzemanyagár, valamint 15 forint/km általános személygépkocsi-normaköltség alapulvételével kifizetett összeg (SZJA-törvény 7. § (1) bekezdés r) pont és a 3. melléklet II. 6. pont).

A kiküldetési rendelvény a kifizető által két példányban kiállított bizonylat. Nemcsak munkaviszonyra állítható ki, hanem más jogviszonyok (pl. megbízás, tagi/vezető tisztségviselői, vagy választott tisztségviselői jogviszony) alapján is. Akkor is alkalmazható, ha a magánszemély a tevékenységért nem részesül juttatásban, azt „közérdekű” munkaként végzi, és csak a járműhasználattal kapcsolatos költségeinek megtérítését kéri.

Kiküldetési rendelvénynek minősül az említett adatokat tartalmazó, a digitális archiválás szabályairól szóló jogszabály rendelkezéseit is figyelembe véve zárt rendszerben kezelt és tárolt, elektronikus úton előállított bizonylat is. A papíralapon kiállított kiküldetési rendelvény eredeti példányát a kifizető, másolatát a magánszemély a bizonylatmegőrzésre vonatkozó rendelkezések betartásával őrzi meg.

A szabályos kiküldetési rendelvény kötelező tartalmi elemei:

a kifizető cég adatai (neve, címe, adószáma)
a kiküldött magánszemély neve, adóazonosító jele
a gépjármű gyártmányának, típusának megnevezése, forgalmi rendszáma
a hivatali, üzleti utazás(ok) célja, időtartama, útvonala
futásteljesítmény (a megtett távolságok)
az utazás költségtérítése, valamint ezen költségtérítés kiszámításához szükséges adatok (üzemanyag-fogyasztási norma, üzemanyagár stb.)

Amennyiben a kiküldetési rendelvényt nem őrzi meg a kiküldött, akkor a felmerült cégautóadót a kiküldött magánszemélynek kell megfizetnie.

A kiküldetési rendelvény nem használható fel munkába járás költségtérítéséhez, azonban 2020 tavasza óta, a távmunkaszerződések tömeges elterjedésével nyíltak új lehetőségek elszámoláshoz arra az esetre, ha az eseti „munkába” járás saját gépkocsival történik.

Ezzel szemben, ha az ügyvezető tulajdonában álló személygépkocsi használatával összefüggésben kiküldetési rendelvény alapján kapja költségeinek térítését, akkor cégautóadót nem kell fizetnie.

3. 500 km Átalány Elszámolás

Azok a vállalkozóknak is, akik nem mozognak otthonosan a számvitel, az adózás világában, „rémlik” valami a személygépkocsi használatához kapcsolódó 500 km átalányról. Ez a személyi jövedelemadózásban a nem átalányadózó őstermelők és egyéni vállalkozók számára választható módszer a jármű költségeinek elszámolására, ha nem szeretnének útnyilvántartást vezetni. Esetükben ez azzal az előnnyel is jár, hogy megússzák a cégautóadót is.

Abban az esetben, ha a vállalkozás ügyvezetője a saját személygépkocsija használatáról nem vezet kilométer-elszámolást, és év végén az adóbevalláshoz sem akarja az útnyilvántartást elkészíteni, akkor az 500 km-nek megfelelő átalányösszeg (az üzemanyag-fogyasztási norma és a NAV által közzétett üzemanyagár alapján számított üzemanyagköltség, továbbá a 15 Ft/km költségátalány együttes összege) a jogviszonyra tekintettel kifizetett bérjövedelemnek minősül. A térítés bruttó összege a személyi jövedelemadó- és a társadalombiztosítási járulék alapja, továbbá a társaságnak szociális hozzájárulási adót is fizetnie kell az átalányban kifizetett összeg után.

Ha a vállalkozás ügyvezetője vállalja, hogy később - az év végi adóbevalláshoz kapcsolódóan - elkészíti az útnyilvántartást, akkor az 500 km átalányra kifizetett összeg költségtérítésnek minősül.

Adózási Vonatkozások és Speciális Esetek

Cégautóadó

Az önkormányzat a cégautóadót megfizeti, ha az önkormányzati vagy hivatali tulajdonban lévő személygépjárművek magáncélú használatára is sor kerül. Dönthet úgy az önkormányzat, hogy ezen személygépjárművek magáncélú használatáért nem kér semmilyen ellenértéket, hanem azt természetbeni juttatásként nyújtja.

Általános Forgalmi Adó (Áfa)

Abban az esetben, ha a jármű tulajdonosa a cég, akkor az Áfa törvény (2007. évi CXXVII. törvény az általános forgalmi adóról) kifejezett tiltó rendelkezései miatt a gépkocsi és a működéshez szükséges üzemanyag beszerzésének az áfája nem vonható le. A gépkocsi üzemeltetéséhez, fenntartásához szükséges szolgáltatások (például javítási költségek) áfájának fele - (a megfizetett cégautóadóért) - útnyilvántartás nélkül levonható. Az Áfa törvény az ilyen szerzést nem tekinti termékbeszerzésnek, ezért a személygépkocsi vásárlását sújtó levonási tilalommal sem kell számolni.

Nem alkalmazható az üzemanyag-fogyasztási norma és a NAV által közzétett üzemanyagár alapulvételével történő számítás, ha a magánszemély az Áfa törvény szabályai szerint az üzemanyag általános forgalmi adóját levonásba helyezi.

Társasági Adó (Tao)

A Tao.-tv. (1996. évi LXXXI. törvény a társasági adóról és az osztalékadóról) 3. § B/6 pontja a vállalkozási tevékenység érdekében felmerült költségnek, ráfordításnak minősíti a cégautó használata, fenntartása és üzemeltetése révén felmerült költségeket. A cég a költségeket a számviteli törvény előírásainak megfelelően, kizárólag szabályszerűen kiállított számlák alapján érvényesítheti.

Hibrid és Elektromos Járművek

Az Szja-tv. 2022. október 1-jétől rendelkezik a tölthető hibrid járművek igazolás nélkül figyelembe vehető üzemanyagnormájáról és üzemanyag-elszámolásáról. Ez a szabály azonban nem vonatkozik a nem tölthető - öntöltő - hibrid személygépkocsikra. Az öntöltő hibrid járműveket a 60/1992. Korm. rendeletben meghatározottaktól eltérő fajtájú üzemanyaggal üzemelő vagy - mivel csak benzin üzemanyaggal tölthető, ezért - benzinüzemű gépjárműnek kell tekinteni.

Jelenleg problémát jelent számunkra az elektromos és hibrid autók esetében az alapnorma meghatározása, mivel arra az állami adóhatóság által közzétett üzemanyagár nem vonatkozik. TIPP: 2022. október 1-től elektromos és tölthető hibridautókra is el lehet számolni üzemanyagot hivatalos alapnorma-átalány alapján.

Egyéb Költségek és Térítések

Egy másik rendelkezés a fentieket annyiban módosítja, hogy 2017. január 13-tól csak 9 Ft utazási költségtérítést kötelező kifizetnie a munkáltatónak. Magyarán az üzemanyag-költségen kívül minden egyéb költséget, például az amortizációs költségeket, az autó fenntartásával, javításával, felújításával stb.

Az ezen felül adott juttatás, mint például a kiküldetési díj - más szóval napidíj - már SZJA köteles. A fent említett 15 Ft/km-es általános személygépkocsi normaköltség az autó olyan fenntartási, javítási, és felújítási költségeit foglalja magában - ha úgy tetszik, átalány formájában -, amelyek minden gépkocsinál felmerülnek, ezáltal így csoportosan elszámolható költségekké válnak.

A személygépkocsi értékcsökkenése átalányban számolható el oly módon, hogy az éves bevétel 1 százaléka, de legfeljebb a személygépkocsi beszerzési árának a 10 százaléka érvényesíthető. Az értékcsökkenés elszámolásához olyan nyilvántartás vezetése szükséges, amely tartalmazza a személygépkocsi azonosítására alkalmas adatokat. A magánszemély dönthet úgy, hogy az értékcsökkenés és az egyéb költség helyett 15 Ft/km általános személygépkocsi-normaköltséget számol el.

A munkavállaló az elismert költségek levonása tekintetében kétféle lehetőség közül választhat. Az egyik lehetőség szerint elismert költségként figyelembe veszi az Szja tv. 3. számú melléklet II/6. pontja szerinti igazolás nélkül elszámolható költséget, azaz a kiküldetési rendelvényben feltüntetett km-távolság, az üzemanyag-fogyasztási norma és a NAV által közzétett üzemanyagár alapulvételével számított üzemanyagköltséget, valamint a 15 Ft/km általános személygépkocsi normaköltséget. Ebben az esetben nem kell útnyilvántartást vezetnie.

Példa Üzemanyag-elszámolásra

Egy budapesti cég ügyvezetője 2024. júniusában magánautójával kétszer utazott Debrecenbe üzleti okból. A budapesti iroda és a debreceni úticél közti távolság 220 kilométer, tehát összesen 880 kilométer üzleti útja volt. 900 kilométert vezetett céges indokból 1600 cm³-es, benzin-üzemű személyautójával. A NAV alapnorma átalány benzin-üzemű autók esetében egy 1600 cm³-es gépkocsira 9,5 L / 100km. 2024. júniusában pedig 640 Ft/l volt a hivatalos NAV üzemanyagár.

Üzemanyagköltség számítása:

(megtett kilométer/100) x a jármű fogyasztása x hivatalos üzemanyagár

(880 km / 100) = 8,8

8,8 x 9,5 L/100km x 640 Ft/l = 53.504 Ft
Általános személygépkocsi normaköltség számítása:

megtett kilométer x általános személygépkocsi normaköltség

880 km x 15 Ft/km = 13.200 Ft
Összes elszámolható költség:

53.504 Ft + 13.200 Ft = 66.704 Ft

A megadott értékek alapján az ügyvezető tehát 66.704 forintot tud elszámolni 2024. júniusára.

Így lesz a használt sütőolajból üzemanyag, amit betankolhatsz a kocsidba

Az Üzemanyag-elszámolás Egyszerűsítése Szoftverekkel

Hónap végén igen munkás feladat elkészíteni visszamenőleg az útnyilvántartást. A RoadRecord útiköltség elszámolása funkciójával az adminisztráció már nem teher, hanem átlátható rutin. Az app automatikusan naplózza az utakat, és a végén az összes költség elszámolható, dokumentált, letisztult. Napi állandó utakat be lehet állítani előre, és van hozzá kiegészítő Android vagy iPhone adatrögzítő alkalmazás.

A RoadRecord Online útnyilvántartó program beépített üzemanyag fogyasztási norma számítással is rendelkezik, valamint a képletben található kalkulátorunk és cikkünk segítségével soha nem volt még ilyen könnyű a kiküldetés elszámolása. A program árának megtérülése akár 1 hónap alatt is lehetséges.

Felmérésünk szerint egy átlagos ügyfelünk kiküldetési rendelvénnyel havonta és autónként 160.000 Ft-ot számol el saját gépkocsi céges használatára, ami éves szinten autónként 1.900.000 Ft-ot jelent.

Az útiköltség elszámolási módszerek összehasonlítása

Jellemző	Kiküldetési Rendelvény	Útnyilvántartás	500 km Átalány
Alkalmazható	Saját gépkocsi céges használata	Saját és céges gépkocsi céges használata	Nem átalányadózó őstermelők, egyéni vállalkozók saját gépkocsija
Cégautóadó	Nincs	Van	Nincs
Adózás	Adómentes (jogszabályi keretek között)	Adóköteles bevétel (költségek levonhatók)	Adóköteles bérjövedelem (ha nincs útnyilvántartás)
Igazolás	Kiküldetési rendelvény	Útnyilvántartás, számlák	Nincs útnyilvántartás, de választható
Elszámolható Költség	Üzemanyag, 15 Ft/km normaköltség	Üzemanyag, fenntartás, javítás, felújítás	Üzemanyag, 15 Ft/km normaköltség (átalányban)