Személygépkocsi normaköltség és hivatali célú használatának adózási és elszámolási szabályai

A saját tulajdonban lévő személygépkocsi hivatali vagy üzleti célú használata esetén a magánszemélyek számára számos adózási és elszámolási kérdés merül fel. A jogszabályok pontosan meghatározzák, hogy milyen feltételekkel és milyen mértékben kapható költségtérítés, hogyan kell azt dokumentálni, és milyen adókövetkezményekkel járhat.

Ez a cikk részletesen bemutatja a személygépkocsi normaköltségeket, a kiküldetési rendelvény és az útnyilvántartás vezetésének szabályait, valamint a kapcsolódó adózási tudnivalókat.

A Saját Személygépkocsi Hivatali Célú Használatának Költségtérítése

A magánszemély saját személygépjárművének hivatali célú használatáért a kifizetőtől két alapvető módon kaphat költségtérítést: kiküldetési rendelvény vagy útnyilvántartás alapján.

Az Szja tv. 3. pontja szerint a költségtérítés az a bevétel, amelyet a törvény által költségnek elismert kiadás megtérítésére kizárólag az adott bevételszerző tevékenység folytatása érdekében vagy hivatali, üzleti utazással (ideértve a kiküldetést, a külföldi kiküldetést, a külszolgálatot) összefüggésben kap a magánszemély.

A hivatali, üzleti utazás az Szja-tv. 3. § 10. pontja értelmében a magánszemély jövedelmének megszerzése, a kifizető tevékenységével összefüggő feladat ellátása érdekében szükséges utazás - a munkahelyre, a székhelyre vagy a telephelyre a lakóhelyről történő bejárás kivételével.

Zárt végű lízing előnyei

Fontos megkülönböztetni a munkába járást és a hivatali utazást. Ha a munkavállaló a szokásosként meghatározott munkahelye vagy - ha ilyen nincs, vagy több is van - a munkáltató székhelye között közlekedik, utazását munkába járásnak kell tekinteni. Amennyiben azonban szokásosan az otthonából megy a munkáltató egyes telephelyeire, illetve a telephelyekről megy haza, utazása hivatali, üzleti utazásnak minősül, vagyis nem a munkába járásra vonatkozó, hanem a hivatali, üzleti utazásra vonatkozó szabályok szerint jogosult költségtérítésre.

Kiküldetési Rendelvény

A kiküldetési rendelvény a saját tulajdonú személygépkocsi használatával kapcsolatos költségtérítés kifizetéséhez alkalmazható sajátos nyilvántartás hivatali, üzleti utazás esetén.

Az Szja tv. 3. § 83. pontja, valamint a 3. számú melléklet 6. pontja, és az 5. számú melléklet II. 7. pontja előírja a kiküldetési rendelvény tartalmi követelményeit. Eszerint a kiküldetési rendelvény a kifizető által két példányban kiállított bizonylat, amely tartalmazza:

• a magánszemély nevét, adóazonosító jelét,
• a gépjármű gyártmányának, típusának megnevezését, forgalmi rendszámát,
• a hivatali, üzleti utazás(ok) célját, időtartamát, útvonalát,
• a futásteljesítményt,
• az utazás költségtérítését,
• valamint ezen költségtérítés kiszámításához szükséges adatokat (üzemanyag-fogyasztási norma, üzemanyagár stb.).

Kiküldetési rendelvénynek minősül az említett adatokat tartalmazó, a digitális archiválás szabályairól szóló jogszabály rendelkezéseit is figyelembe véve zárt rendszerben kezelt és tárolt, elektronikus úton előállított bizonylat is. A papíron kiállított kiküldetési rendelvény eredeti példányát a kifizető, másolatát a magánszemély a bizonylatmegőrzés rendelkezéseinek betartásával megőrzi.

Adómentes költségtérítés kiküldetési rendelvény alapján

Az Szja-tv. 7. § (1) bekezdés r) pontja értelmében nem kell figyelembe venni a jövedelem kiszámítása során a kiküldetési rendelvény alapján hivatali, üzleti utazás költségtérítése címén a teljesített kilométer-távolság (futásteljesítmény) figyelembevételével az utazásra kapott összeget, feltéve, hogy a térített összeg nem haladja meg a jogszabályban meghatározott, igazolás nélkül elszámolható mértéket.

Forgalomból való kivonás Magyarországon

Ez a mérték a hivatalos célra megtett kilométerekre a kormányrendeletben (a közúti gépjárművek, az egyes mezőgazdasági, erdészeti és halászati erőgépek üzemanyag- és kenőanyag-fogyasztásának igazolás nélkül elszámolható mértékéről szóló 60/1992. (IV. 1.) Korm. rendelet) meghatározott üzemanyag-fogyasztási norma alapján, a NAV által közzétett üzemanyagárral számított üzemanyagköltség és a kilométerenkénti 15 forint általános személygépkocsi-normaköltség.

A gyakorlatban mindez azt jelenti, hogy a munkáltató saját hatáskörben határozhatja meg a személygépkocsi hivatali célú használatára tekintettel az üzemanyag-fogyasztási normán felül a kilométerenkénti normaköltség összegét. Ez lehet az Szja tv. szerinti 15 Ft/km összegnél alacsonyabb, de magasabb összeg is. Fontos azonban, hogy az igazolás nélkül elszámolható költség felső határa a 15 Ft/km.

Kiküldetési rendelvény nemcsak a munkaviszonyra állítható ki, hanem más jogviszonyok (például megbízás, tagi, vezető tisztségviselői, választott tisztségviselői jogviszony) alapján is. Akkor is alkalmazható, ha a magánszemély a tevékenységért nem részesül juttatásban, azt „közérdekű” munkaként végzi, és csak a járműhasználattal kapcsolatos költségeinek megtérítését kéri.

Amennyiben a munkáltató a bevételnek nem számító összegnél többet fizet a magánszemélynek, akkor a teljes összeg adóköteles bevétel, melyre az alapul szolgáló jogviszony szabályai irányadók. Ilyen esetben a magánszemélynek választási lehetősége van: vagy az igazolás nélkül elszámolható összeget veszi figyelembe költségként, és a térítés fennmaradó része után, az adott jogviszonyra adót fizet, vagy a felmerült költségeket az útnyilvántartása alapján, a hivatali célból megtett utakra a hivatali és a magáncélból megtett utak arányában számolja el igazolás (számla, más bizonylatok) alapján.

Útnyilvántartás (Gépjármű-használati nyilvántartás)

A magánszemély a jövedelemszerző tevékenységéhez használt gépjármű költségelszámolásához útnyilvántartás vezetésére kötelezett. Erre a célra a menetlevél vezetése is megfelel, ha tartalmazza a továbbiakban részletezett adatokat.

Mi a teendő, ha lejárt a műszaki vizsga?

Az útnyilvántartásban fel kell tüntetni a gépjármű típusát, forgalmi rendszámát, továbbá a fogyasztási normát. Tartalmaznia kell az év első és utolsó napján a kilométeróra állását, és ha a költségelszámoláshoz ez szükséges, akkor ezt az adatot havonta kell bejegyezni.

Az útnyilvántartásnak tartalmaznia kell továbbá:

• az utazás időpontját,
• az utazás célját (honnan-hova történt az utazás),
• a felkeresett üzleti partner(ek) megnevezését,
• a közforgalmú útvonalon megtett kilométerek számát.

Az útnyilvántartás tartalmazhatja az előzőekkel kapcsolatos üzemanyag-vásárlás időpontját és költségeit is.

Különleges szabályok az útnyilvántartás vezetésénél

Ha az útnyilvántartásra kötelezett magánszemélynek jogszabály alapján titoktartási kötelezettséggel járó tevékenysége (pl. orvosi tevékenység) során az útnyilvántartásban olyan magánszemély adatait kell feltüntetnie, akire nézve a titoktartásra kötelezett, az ilyen felkeresett személy(ek)hez megtett utakról köteles külön útnyilvántartást vezetni. Ezen külön útnyilvántartás tekintetében a vezetésére kötelezettnek gondoskodnia kell arról, hogy annak tartalmát az állami adó- és vámhatóság ellenőrzést végző tisztviselője kivételével harmadik személy ne ismerhesse meg.

Költségelszámolás útnyilvántartás alapján

Az útnyilvántartás alapján a magánszemély a ténylegesen megtett utak figyelembevételével vagy átalány alapján részesül költségtérítésben. Ez főként a saját személygépkocsiját rendszeresen hivatalos célra történő használat esetén fordul elő. A költségtérítés címén kapott összeg ilyen esetben adóköteles bevételnek számít, amellyel szemben a felmerült költségek az üzleti, hivatali utakra (futásteljesítmény) elszámolhatók.

A bevétellel szemben a költségek elszámolása - a magánszemély választásától függően - kétféle módszerrel történhet:

1. Kilométerenként 15 forint általános személygépkocsi-normaköltség alkalmazásával és üzemanyagköltség címén. Az üzemanyag-felhasználás költségét az útnyilvántartásban szereplő kilométerek alapján a 60/1992. (IV. 1.) Kormányrendeletben meghatározott fogyasztási normák figyelembevételével lehet elszámolni. A magánszemély választhat a kétféle fogyasztási norma közül. Az üzemanyag áraként az állami adóhatóság által közzétett ár, vagy a számlák szerinti üzemanyagár vehető figyelembe. A választott ártól az adott negyedévben nem lehet eltérni. Egy adóéven belül azonban vagy az egyik vagy a másik mértéket lehet alkalmazni, a kétféle fogyasztási normát vegyesen nem. A költségek tételes elszámolására egyebekben az Szja törvény járművek költségeire vonatkozó szabályai irányadóak.
2. Egyszerűsített módszer: Az üzemanyagköltséget az előzőekben leírtak szerint, minden más költség címén pedig kilométerenként 3 Ft személygépjármű-normaköltséget lehet elszámolni a kapott költségtérítéssel szemben.

A magánszemélynek választási lehetősége van a két költségelszámolási módszer között. Választása azonban egész évre és valamennyi általa használt személygépjárműre vonatkozik.

Különbségek és Választási Lehetőségek: Kiküldetési Rendelvény vs. Útnyilvántartás

A két elszámolási mód eltérő adózási és adminisztrációs következményekkel jár. Az alábbi táblázat összefoglalja a legfontosabb különbségeket:

Az 500 km átalány elszámolás

A nem átalányadózó őstermelők és egyéni vállalkozók számára választható módszer a jármű költségeinek elszámolására az útnyilvántartás vezetése helyett a havi 500 kilométernek megfelelő átalány elszámolása. Ez az Szja tv. 3. számú melléklet IV. rész 8. pontja, illetve a 11. számú melléklet III. rész 11. pontja szerint történik. Esetükben ez azzal az előnnyel is jár, hogy megússzák a cégautóadót is.

Abban az esetben, ha a vállalkozás ügyvezetője a saját személygépkocsija használatáról nem vezet kilométer-elszámolást, és év végén az adóbevalláshoz sem akarja az útnyilvántartást elkészíteni, akkor az 500 km-nek megfelelő átalányösszeg (az üzemanyag-fogyasztási norma és a NAV által közzétett üzemanyagár alapján számított üzemanyagköltség, továbbá a 15 Ft/km költségátalány együttes összege) a jogviszonyra tekintettel kifizetett bérjövedelemnek minősül. E jogviszony lehet: tagi jogviszony alapján személyes közreműködés vagy munkaviszony. A térítés bruttó összege a személyi jövedelemadó- és a társadalombiztosítási járulék alapja, továbbá a társaságnak szociális hozzájárulási adót is fizetnie kell az átalányban kifizetett összeg után.

Ha a vállalkozás ügyvezetője vállalja, hogy később - az év végi adóbevalláshoz kapcsolódóan - elkészíti az útnyilvántartást, akkor az 500 km átalányra kifizetett összeg költségtérítésnek minősül.

Megfontolandó az érintettek számára az a megoldás, hogy kiküldetési rendelvény alapján történjék az 500 km átalánynak megfelelő összeg kifizetése. Noha a kiküldetési rendelvényben el kellene számolni a megtett hivatali célú utazásokkal, és koránt sem biztos, hogy a hivatali célú utak minden esetben „beleférnek” az 500 km-be, de nem keletkezne adóköteles jövedelme az ügyvezetőnek a térítés kapcsán.

Cégautóadó és a Saját Gépjármű Használata

A Gjt. szerint a cégautóadó vonatkozik arra a személygépkocsira, amely nem magánszemély tulajdonában áll, belföldi hatósági nyilvántartásba vett, magyar rendszámú személygépkocsi, valamint a magánszemély tulajdonában áll, vagy hatósági nyilvántartásban nem szereplő személygépkocsi, amely után az Sztv. szerinti költséget, ráfordítást, vagy az Szja tv. szerinti tételes költséget számolnak el.

Személygépkocsinak minősül a négy, illetve három gumiabroncskerékkel felszerelt olyan gépjármű, amely a vezetővel együtt legfeljebb nyolc felnőtt személy szállítására alkalmas, ideértve a benzinüzemű, a dízelüzemű, az elektromos üzemű, a gázüzemű személygépkocsit, a versenyautót és az önjáró lakóautót.

A kifizető köteles megállapítani, megfizetni és bevallani a cégautóadót azon cégautó után, amelyet nem kizárólag a mentességre jogosító alapfeladatok ellátására használnak, hanem bármely körülmény vagy dokumentum alapján megállapítható a személyes használat is.

Nem keletkezik cégautóadó-fizetési kötelezettség az olyan magáncélú használat alapján, amelynél a magánszemély az egyébként a cégautó-adó fizetésére kötelezett kifizetőnek térítést fizetett, feltéve, hogy e térítés legalább a magáncélú használat során futott kilométernek megfelelően az üzemanyag-fogyasztási norma és az APEH által közzétett üzemanyagár alapján az Szja törvény rendelkezései szerint megállapított, vagy a számlák alapján meghatározott üzemanyagköltség és az általános személygépkocsi normaköltség figyelembe vételével kiszámított összeg.

Fontos, hogy az útnyilvántartással történő elszámolás alkalmazása esetén fizetni kell a cégautóadót (Gjt. 17/A. (1) bekezdés). Ezzel szemben, ha az ügyvezető tulajdonában álló személygépkocsi használatával összefüggésben kiküldetési rendelvény alapján kapja költségeinek térítését (az Szja tv. 7. § (1) bekezdés r) pontja alapján), akkor cégautóadót nem kell fizetnie (Gjt. 17/A. § (2) bekezdés).

Munkáltatói Költségtérítési Kötelezettség

Az Mt. 51. § (2) bekezdése szerint a munkáltató köteles a munkavállaló részére a munkaviszony teljesítésével felmerült szükséges és indokolt költséget megtéríteni. Amennyiben tehát a munkavállaló a munkáltató érdekében, a munkaviszony teljesítésével összefüggésben használja a saját személygépkocsiját, úgy az azzal összefüggésben felmerülő szükséges és indokolt költséget meg kell téríteni.

A munkáltató köteles a munkavállaló számára megfizetni a kiküldetés során felmerülő szükséges és igazolt többletköltségeket is. A munkáltató saját hatáskörben határozhatja meg a személygépkocsi hivatali célú használatára tekintettel az üzemanyag-fogyasztási normán felül a kilométerenkénti normaköltség összegét. Ez lehet az Szja tv. szerinti 15 Ft/km összegnél alacsonyabb, de magasabb összeg is, azonban az adómentesen elszámolható rész a jogszabályban meghatározott mértékig terjed.

Gépjármű Tulajdonjogának Igazolása

A saját tulajdonú gépjármű tulajdonjogát a munkavállaló a közlekedési igazgatósági hatóság által kiadott törzskönyvvel, visszavonás esetén pedig a közlekedési hatóság által kiadott igazolással igazolhatja. Az Szja tv. szerint saját tulajdonban lévő személygépkocsinak minősül a zárt végű lízingbe vett jármű is, továbbá a közeli hozzátartozó tulajdonában lévő, vagy az általa zárt végű lízingbe vett személygépkocsi is.

tags: #szemelygepkocsi #normakoltseg #iparuzeis #információk

• Téli gumi teszt: Renault Clio Grandtour
• Autószerviz Szolgáltatások
• Lodgy szállítási idő
• Klímatöltés tudnivalók
• részletes áttekintés a Rotinger féktárcsákról