Saját Gépjármű Hivatali Célú Használata: Költségtérítés, Elszámolás és Szabályok

A saját gépjármű hivatali, üzleti célra történő használata számos adózási és elszámolási kérdést vet fel, melyek alapos ismerete elengedhetetlen a jogszabályoknak megfelelő működéshez. Ez a cikk részletesen bemutatja a költségtérítés igénylésének módjait, a vonatkozó szabályokat, valamint a különböző elszámolási lehetőségeket.

A Saját Gépjármű Hivatali Használatának Költségtérítése

Hogyan kaphat magánszemély saját személygépjárművének hivatali célú használatáért költségtérítést? A magánszemély saját személygépjárművének hivatali célú használatáért a kifizetőtől kiküldetési rendelvény, vagy útnyilvántartás alapján kaphat költségtérítést.

Költségtérítés: az a bevétel (kivéve, ha a jövedelem kiszámításánál nem kell figyelembe venni), amelyet e törvény által költségnek elismert kiadás megtérítésére kizárólag az adott bevételszerző tevékenység folytatása érdekében vagy hivatali, üzleti utazással (ideértve a kiküldetést, a külföldi kiküldetést, a külszolgálatot) összefüggésben kap a magánszemély.

Kiküldetési Rendelvény: Tartalom és Előnyök

Kiküldetési rendelvény kitöltésével a magánszemélyek kifizettethetik munkáltatójukkal a saját gépkocsi cégérdekből történő használatát, miközben elkerülhetik a cégautóadó megfizetését, ha ezt az elszámolást a NAV által hivatalosan elnevezett úgynevezett kiküldetési rendelvényen végzik. Másképpen fogalmazva: NAV kiküldetési rendelvénnyel lehetőség van a munkavállalók béren kívüli kifizetésére saját autó munkára használat esetén.

A kiküldetési rendelvény viszont nemcsak a munkaviszonyra állítható ki, hanem más jogviszonyok (pl. megbízás, tagi/vezető tisztségviselői, vagy választott tisztségviselői jogviszony) alapján is. Akkor is alkalmazható, ha a magánszemély a tevékenységért nem részesül juttatásban, azt „közérdekű” munkaként végzi, és csak a járműhasználattal kapcsolatos költségeinek megtérítését kéri. Maga a vállalkozás tulajdonosa/ügyvezetője is alkalmazhatja a kiküldetési rendelvényt, ha saját autóját használja a cégében.

Traktorok szerepe a mezőgazdaságban

Kiküldetési rendelvény: a kifizető által két példányban kiállított bizonylat, amely tartalmazza a magánszemély nevét, adóazonosító jelét, a gépjármű gyártmányának, típusának megnevezését, forgalmi rendszámát, a hivatali, üzleti utazás(ok) célját, időtartamát, útvonalát, a futásteljesítményt, az utazás költségtérítését, valamint ezen költségtérítés kiszámításához szükséges adatokat (üzemanyag-fogyasztási norma, üzemanyagár stb.). Az említett adatokat tartalmazó, a digitális archiválás szabályairól szóló jogszabály rendelkezéseit is figyelembe véve zárt rendszerben kezelt és tárolt, elektronikus úton előállított bizonylat is kiküldetési rendelvénynek minősül.

A papír alapon kiállított kiküldetési rendelvény eredeti példányát a kifizető, másolatát a magánszemély a bizonylatmegőrzésre vonatkozó rendelkezések betartásával megőrzi. Amennyiben a kiküldetési rendelvényt nem őrzi meg a kiküldött, akkor a felmerült cégautóadót a kiküldött magánszemélynek kell megfizetnie.

A kiküldetési rendelvény nem használható fel munkába járás költségtérítéséhez, azonban 2020 tavasza óta, a távmunkaszerződések tömeges elterjedésével nyíltak új lehetőségek elszámoláshoz arra az esetre, ha az eseti „munkába” járás saját gépkocsival történik.

Azt is jó tudni, hogy a kiküldetési rendelvény nem azonos az útnyilvántartással. Míg a kiküldetési rendelvény a saját gépkocsival történő üzleti utakra vonatkozik, addig az útnyilvántartás vezetése leginkább lízingelt céges autók esetében lehet érdekes.

Üzemanyag-elszámolás és Normaköltség

A NAV gépkocsi elszámolás szabályai szerint az üzemanyag-elszámolás a következő képlettel történik:

Fiesta műszaki specifikációk

[(megtett kilométer/100) x a jármű fogyasztása x hivatalos benzin-, illetve gázolajár] + megtett kilométer x általános személygépkocsi normaköltség

A munkáltató a kiküldetésben levő dolgozójának a kiküldetési rendelvényben meghatározott km-távolság szerint az üzemanyag fogyasztási norma, a NAV által közzétett üzemanyagár, valamint a 15 Ft/km általános személygépkocsi normaköltség alapul vételével számított összeget fizetheti adómentesen.

Az ezen felül adott juttatás, mint például a kiküldetési díj - más szóval napidíj - már SZJA köteles.

A fent említett 15 Ft/km-es általános személygépkocsi normaköltség az autó olyan fenntartási, javítási, és felújítási költségeit foglalja magában - ha úgy tetszik, átalány formájában -, amelyek minden gépkocsinál felmerülnek, ezáltal így csoportosan elszámolható költségekké válnak.

FONTOS: A 2023 januárjától 30 Ft/km-re emelt, munkába járás költségtérítéseként adómentesen adható összegplafon semmilyen összefüggésben nincs a fentebb említett 15 Ft/km összegű, fix jellegű általános személygépkocsi-normaköltséggel.

Elszámolási tudnivalók gépkocsihasználat esetén

Mennyit lehet elszámolni? 1000 km-enként (600 Ft-os NAV üzemanyagárral számolva) nagyságrendileg 75.000 Ft költséget lehet elszámolni. Ügyfélkörünkben végzett felmérés szerint a kiküldetési rendelvényt használók évente átlagosan 1.900.000 forintot számolnak el saját gépkocsijuk használatára autónként.

TIPP: 2022. október 1-től elektromos és tölthető hibridautókra is el lehet számolni üzemanyagot hivatalos alapnorma-átalány alapján.

Útnyilvántartás: Részletes Vezetés és Alternatívák

A magánszemély a jövedelemszerző tevékenységéhez használt gépjármű költségelszámolásához útnyilvántartás vezetésére kötelezett. Erre a célra a menetlevél vezetése is megfelel, ha tartalmazza a továbbiakban részletezett adatokat. Az útnyilvántartást az Szja tv. 5. számú II. 7. pontjában rögzített szabályok alkalmazásával kell vezetni.

Az útnyilvántartásban fel kell tüntetni a gépjármű típusát, forgalmi rendszámát, továbbá a fogyasztási normát. Fel kell tüntetni az év első és utolsó napján a kilométeróra állását, továbbá, ha a költségelszámoláshoz ez szükséges, akkor ezt az adatot havonta kell bejegyezni.

Az útnyilvántartásnak tartalmaznia kell:

• az utazás időpontját,
• az utazás célját (honnan-hova történt az utazás),
• a felkeresett üzleti partner(ek) megnevezését,
• a közforgalmú útvonalon megtett kilométerek számát.

Az útnyilvántartás tartalmazhatja az előzőekkel kapcsolatos üzemanyag-vásárlás időpontját és költségeit is.

Ha az útnyilvántartásra kötelezett magánszemélynek jogszabály alapján titoktartási kötelezettséggel járó tevékenysége (pl. orvosi tevékenység) során az útnyilvántartásban olyan magánszemély adatait kell feltüntetnie, akire nézve a titoktartásra kötelezett, az ilyen felkeresett személy(ek)hez megtett utakról köteles külön útnyilvántartást vezetni. Ezen külön útnyilvántartás tekintetében a vezetésére kötelezettnek gondoskodnia kell arról, hogy annak tartalmát az állami adó- és vámhatóság ellenőrzést végző tisztviselője kivételével harmadik személy ne ismerhesse meg.

Nem minősül tételes költségelszámolásnak, amikor az egyéni vállalkozó vagy az őstermelő igazolás nélkül havi 500 kilométer utat számol el átalányban. Esetükben ez azzal az előnnyel is jár, hogy megússzák a cégautóadót is. Az útnyilvántartást azonban nem csupán az egyéni vállalkozók, az őstermelők nem kedvelik, de a társas vállalkozások tulajdonosai sem.

Hogyan kell a számvitelben, az adózásban kezelni azt a helyzetet, ha a társaság tulajdonosa - és egyben ügyvezetője - a saját gépkocsijának céges használatával kapcsolatos térítést havi 500 km átalány elszámolásával kéri, és útnyilvántartást nem vezet? Abban az esetben, ha a vállalkozás ügyvezetője a saját személygépkocsija használatáról nem vezet kilométer-elszámolást, és év végén az adóbevalláshoz sem akarja az útnyilvántartást elkészíteni, akkor az 500 km-nek megfelelő átalányösszeg (az üzemanyag-fogyasztási norma és a NAV által közzétett üzemanyagár alapján számított üzemanyagköltség, továbbá a 15 Ft/km költségátalány együttes összege) a jogviszonyra tekintettel kifizetett bérjövedelemnek minősül. E jogviszony lehet: tagi jogviszony alapján személyes közreműködés vagy munkaviszony.

A térítés bruttó összege a személyi jövedelemadó- és a társadalombiztosítási járulék alapja, továbbá a társaságnak szociális hozzájárulási adót is fizetnie kell az átalányban kifizetett összeg után. Ha a vállalkozás ügyvezetője vállalja, hogy később - az év végi adóbevalláshoz kapcsolódóan - elkészíti az útnyilvántartást, akkor az 500 km átalányra kifizetett összeg költségtérítésnek minősül. Megfontolandó az érintettek számára az a megoldás, hogy kiküldetési rendelvény alapján történjék az 500 km átalánynak megfelelő összeg kifizetése.

Cégautóadó és Adózási Kérdések a Saját Gépkocsi Használatánál

Vizsgálni kell még a cégautóadó-kötelezettséget is. Az ügyvezetőnek a tételes („útnyilvántartásos”) költségelszámolás alkalmazása esetén fizetnie kell a cégautóadót. Ezzel szemben, ha az ügyvezető tulajdonában álló személygépkocsi használatával összefüggésben kiküldetési rendelvény alapján kapja költségeinek térítését, akkor cégautóadót nem kell fizetnie.

Az előzőeknek megfelelően, ha bérjövedelem címén történik az elszámolás, akkor bérköltségként, ha pedig költségtérítésként kerül sor a kifizetésre, akkor az személyi jellegű egyéb kifizetésként kell azt könyvelni.

A költségtérítést fizető gazdasági társaság, mint kifizető az ügyvezető költségnyilatkozata alapján határozza meg az adóelőleg alapját, és vonja le belőle az személyi jövedelemadó előlegét és a társadalombiztosítási járulékot, továbbá az adóelőleg-alap után fizeti meg a szociális hozzájárulási adót. Költségnyilatkozat nélkül a bevétel 10 százalékában meghatározott költséghányadot veheti figyelembe a kifizető.

A költségnyilatkozattal csínján kell bánni: a túlzó mértékben vélelmezett aránynak jogkövetkezményei vannak: ha a magánszemély az adóévben megszerzett bármely bevételét terhelő adóelőleg megállapításához tett nyilatkozatában tételes igazolással elszámolható költség levonását kérte, és a nyilatkozat alapján levont költség meghaladja az összevont adóalap megállapításánál e törvény rendelkezései szerint az adóbevallásban elszámolt igazolt költséget, akkor a költség-különbözet 39 százalékát; a nyilatkozattételkor fennálló körülmények ellenére négy vagy több gyermeket nevelő anyák kedvezménye, családi kedvezmény, első házasok kedvezménye, tevékenységi kedvezmény, személyi kedvezmény érvényesítését jogalap nélkül kérte, aminek következtében utóbb befizetési különbözet mutatkozik, valamint az a) pont szerinti esetben is, a befizetési különbözet 12 százalékát különbözeti-bírságként az adóévre vonatkozó bevallásban külön kötelezettségként kell feltüntetnie, és a személyi jövedelemadó-fizetési kötelezettség szerint kell megfizetnie. Nem kell e rendelkezést alkalmazni, ha a költség-különbözet az adóelőleg megállapításánál figyelembe vett költség összegének 5 százalékát, a befizetési különbözet a 10 ezer forintot nem haladja meg.

Hasonlóságok és Különbségek: Kiküldetési Rendelvény vs. Útnyilvántartás

Hatékony Elszámolás Szoftveres Támogatással

Képzelj el egy programot, ami helyetted kiszámolja a partnereid közti távolságokat, amivel könnyen rögzítheted az útjaidat, és így hamar pótolhatod akár elmaradásaidat is! De milyen is legyen?

• Szép és logikusan felépített kezelőfelület vezessen végig a teendőkön, ne kelljen se a jogszabályokhoz, se a működéshez különösebben értened
• Mindenhol és minden eszközön elérhető online szoftver legyen
• Kiálljon bármilyen NAV ellenőrzést
• Partnereidet / útjaidat importálhasd a programba Excel-táblázatból
• Importálhasd és átalakíthasd a Google által rögzített útjaidat NAV-álló kiküldetési rendelvénnyé
• Napi állandó útjaidat beállíthasd előre
• Legyen hozzá kiegészítő Android vagy iPhone adatrögzítő alkalmazás
• Legyen benne intelligens útajánlás funkció
• Gyorsan be tudd pótolni az esetleges elmaradásod
• Legyen benne beépített térkép cég- és telephelykeresővel, ami tömegesen, háztól-házig számolja a partnertávolságokat
• Alapnorma választása esetén számoljon a korrekciós tényezőkkel
• Legyen benne beépített NAV ellenőr
• Automatikusan figyeljen az adott időszaknak megfelelő jogszabályok betartására
• Legyen hozzá állandó fejlesztés és folyamatos szoftverfrissítés
• Legyen hétvégén is elérhető szakértő ügyfélszolgálat

A RoadRecord Online útnyilvántartó program pont ilyen, ráadásul használata egyszerű: csak rögzítsd menet közben mobil applikációval az útjaidat és vezesd az online programunkkal a számítógépeden - hó végén a hiányzó utakra pedig automata útajánlást kapsz, ráadásul a program ára 1 hónap alatt megtérül! Emellett az útajánlás funkció segítségével visszamenőleg is pótolhatod elmaradásaidat havi 7 perc alatt! Így lett gyerekjáték a saját gépkocsi céges használatának elszámolása.

„Emlékszem, amikor még a hagyományos módszerrel próbálkoztam a saját gépkocsi használat elszámolásával és kézzel töltöttem a kiküldetési rendelvényt. Rettegtem a hónap végétől! Minden egyes út után azonnal le kellett írnom a megtett kilométert, a címet, a partnert. Ha elfelejtettem, jött a kapkodás, a cetlik, a bizonytalanság. Aztán egy nap, a könyvelőm ajánlotta a RoadRecordot. Először szkeptikus voltam, de belevágtam. Az első pillanattól kezdve éreztem a különbséget. Az app automatikusan naplózta az útjaimat, alig kellett hozzányúlnom. Ami korábban órákig tartó nyűglődés volt, az most percekké zsugorodott. Nemcsak az időt spóroltam meg, hanem a stresszt is!”

Bérprogramok beállításai a Saját Gépjármű Elszámolásához

Programunk lehetőséget biztosít átalány elszámolása során alkalmazandó jövedelem jogcímek elszámolására, a NAV által közzétett plusz kilométer átalány összegének megadására, fogyasztási norma megadására. A bérprogramon belül ezen adatokat a Beállítások/Saját gépjármű hivatali célú használata opcióban tudjuk megadni.

A fenti adatok (hozzájárulás jogcímek, érvényben lévő átalány, fogyasztási norma) kitöltése mellett a számfejtés sorszámának megadására is lehetőség van. Itt adhatjuk meg, ha adott esetben hó közi elszámolásnál szeretnénk érvényesíteni a jövedelemjogcímet. Az ablak felső részén beállíthatjuk, hogy milyen jövedelemjogcímen szeretnénk elszámolni a saját gépjármű hivatali célú használata átalány adómentes, illetve adóköteles részét munkaviszony, illetve egyéb jogviszony esetében.

Az átalány elszámolása érdekében a Törzskarbantartások/Közös törzsek/ Gépjármű típusára vonatkozó üzemanyag-fogyasztási norma-átalány pontban biztosítjuk a 60/1992.(IV.1.) Kormányrendelet 1. számú mellékletében felsorolt gépjármű típusokat, és az azokhoz kapcsolódó, átalány elszámoláshoz szükséges adatokat. Amennyiben a dolgozóhoz rögzíteni kívánt típust nem találjuk a listában, akkor itt tudjuk azt rögzíteni. Az üzemanyag árakat szintén a Törzskarbantartások/Közös törzsek opcióban tudjuk megadni, azon belül az Üzemanyag árak opcióban.

Amennyiben a fenti beállításokkal végeztünk, nyissuk meg a Dolgozók listája/Névsoros listát. A megjelenő ablakon válasszuk a „Saját gj. átalány nézetet”. A program általános felépítésére jellemző fa struktúrájú menüszerkezettel találkozhatunk itt is. Első sorban a jogviszony megnevezését fogjuk látni, majd a második sorban a „Saját gépjármű hivatali célú használata pontot”.

Ezen a felületen adhatjuk meg, hogy negyedévenként milyen elszámolást szeretnénk alkalmazni, illetve itt adható meg a gépjármű típusa is. A gépjármű kiválasztása után kötelezően kitöltendő az érvényesség kezdetének dátuma, továbbá megadható opcionális jelleggel a gépjármű rendszáma, tulajdonosának neve és további adatai is. A gépjármű tulajdonságainak megadása után a szerződések szekció automatikusan feltöltésre kerül az érvényességi időintervallum alapján. A szerződés csoportban lehet megadni azt is, hogy a „megtett távolság” vagy az „összeg” a szerződés alapja. A csoportos megadás funkcióra kattintva több hónapra vonatkozóan csoportosan is rögzíthetők az adatok.

A beállítások érvényesítése érdekében kattintsunk az „új felvitel” gombra, amely következtében a felugró ablakon adjuk meg, hogy milyen számfejtési sorszámmal (hóvégi, kilépő, hóközi) szeretnénk elszámolni a saját gj. jövedelemjogcímet. Az itt beállított paraméterek alapján a munkavállaló jövedelem elszámolásában akkor fog szerepelni a saját gépjármű hivatali célú használata, amennyiben feladjuk azt. A feladáshoz a „Nyilatkozatok” szekcióban jelöljük be a „feladás” mezőt, majd a véglegesítéshez mentsük el a beállításokat. Ha átlépünk a Bérügyi adatok/Jövedelmek juttatások(megtekintésre) opcióhoz, ellenőrizhetjük, hogy a feladás sikeresen megtörtént-e. Ezt követően a havi/kilépő/hóközi elszámolásnál a program automatikusan érvényesíteni fogja a jövedelmet.

Programunk nem csak a saját gépjármű hivatali célú használatának elszámolására ad lehetőséget, hanem arra is, hogy kilistázhassuk mely munkavállalóknál van rögzítve saját gépjármű hivatali célú használata. A szóban forgó listát a Nyomtatványok/Saját gj. hiv. célú használat általános lista opcióval készíthetjük el. A listázás előtt szűrőablakban lehet a különböző szempontok szerinti beállításokat megtenni.

Járművek Használata Védett Természeti Területeken

Védett természeti területen, ami lehet nemzeti park, tájvédelmi körzet, természetvédelmi terület vagy természeti emlék, közlekedő járművek (pl. személygépkocsi, motorkerékpár, kerékpár, quad stb.) jelentős mértékben károsíthatják a természeti és védett természeti értékeket és azok élőhelyét, a talajfelszín élővilágát, rengeteg kétéltűt, hüllőt és ízeltlábút pusztíthatnak el, növényeket taposhatnak ki, élőhelyeket tehetnek tönkre. A megbolygatott talajfelszínen fellépő erózió, az inváziós fajok megjelenése további természetvédelmi problémákat okoznak.

A védett természeti területeken a járművel történő közlekedés, (beleértve a kerékpározást is) a természetvédelmi hatóság engedélyéhez kötött. Kivételt képeznek ez alól az arra kijelölt kizárólag mezőgazdasági és erdészeti használatú utak, melyeken engedély nélkül is lehet közlekedni. Felhívjuk azonban a figyelmet, hogy az erdőben (erdoterkep.nebih.gov.hu) található erdészeti használatú utak esetében az Erdőtörvényben foglalt szabályokat is be kell tartani a közlekedés során.

A védett természeti területek határát hatósági táblák jelzik. A tábla hiánya a védettség tényét nem befolyásolja, és nem mentesít az egyéni felelősség alól. Aki járművel közlekedik és le kíván térni a közútról vagy a közforgalom számára megnyitott magánútról, előtte feltétlenül tájékozódjon. Erdőben erdészeti feltáróhálózat részét képező utat járműközlekedésre az erdőgazdálkodó javaslata alapján vagy harmadik fél kezdeményezése esetén az erdőgazdálkodó egyetértésével az erdészeti hatóság jelöl ki. Az erdészeti hatóság a kijelölést az út műszaki tulajdonságaihoz igazodva egyes járműfajtákra korlátozhatja.

Szabálysértések és Következmények

Aki védett természeti területen a hatóság engedélyéhez kötött tevékenységet engedély nélkül vagy attól eltérően végez, az jogszabálysértést követ el. Védett természeti területen lévő közúton a közlekedést (tartózkodást) - ha az a védett természeti területet vagy értéket zavarja, veszélyezteti, károsítja - a természetvédelmi hatóság kezdeményezésére az útügyi hatóság korlátozza vagy megtiltja. Ha a tevékenység végzője nem ismert, vagy kiléte nem állapítható meg, a felelősség - az ellenkező bizonyításáig - annak az ingatlannak a tulajdonosát és birtokosát (használóját) egyetemlegesen terheli, akinek érdekében a jogsértő magatartást folytatták.

A bírság kiszabására a természetvédelmi hatóságnak az cselekményről való tudomásszerzésétől számított 1 éven túl nincs lehetősége. Az elkövetésétől számított öt éven túl nem szabható ki bírság, kivéve, ha a cselekmény jogszerűtlen állapot fenntartásával valósul meg. Amennyiben a bírságot helyi védett természeti terület esetében szabták ki, akkor az az önkormányzat környezetvédelmi alapja, vagy annak természetvédelmi célokat szolgáló részének bevételi forrása.

Releváns Jogszabályok

• 1996. évi LIII. törvény a természet védelméről
• 2009. évi XXXVII. törvény az erdőkről, az erdőgazdálkodásról és az erdő védelméről
• 275/2004. (X. 8.) Korm. rendelet a természetvédelmi bírságok kiszabásáról
• 625/2022. (XII. 30.) Korm. rendelet

tags: #sajat #gepjarmu #park #információk

• Toyota hibakódok kiolvasása lépésről lépésre
• Miért lassú a Toyota Hiace?
• Részletes útmutató Peugeot 807 kuplungkapcsoló cseréhez
• Fabia kormánymű gumiharang felújítás
• Szerelőakna villamos biztonsági előírásai