Kiküldetési rendelvény: A saját gépjármű használat elszámolása és szabályai
A kiküldetéssel kapcsolatos költségtérítések adójogi megítélése számtalan kérdést vet fel. Az elszámolás különböző módszereinek összevetése előtt érdemes tisztázni a fogalmakat, azaz mi minősül hivatali, üzleti utazásnak, illetve kiküldetésnek, kirendelésnek. Az Szja tv. 3. § 11. pontja kiküldetésnek (kirendelésnek) minősíti a munkáltató által elrendelt, a munkaszerződésben rögzített, vagy a munkakörre jellemző munkahelytől eltérő helyen történő munkavégzést.
A kiküldetési rendelvény, mint alapbizonylat
Az utazással kapcsolatos költségtérítés egyik alapbizonylata lehet a kiküldetési rendelvény. A saját tulajdonban lévő személygépkocsi esetében megfelelő - és adózás szempontjából előnyös - a kiküldetési rendelvény alkalmazása, mely az Szja-tv. értelmező rendelkezése szerint a kifizető által két példányban kiállított bizonylat. A kiküldetési rendelvény kitöltésével a magánszemélyek kifizettethetik munkáltatójukkal a saját gépkocsi cégérdekből történő használatát, miközben elkerülhetik a cégautóadó megfizetését.
Kiküldetési rendelvény viszont nemcsak a munkaviszonyra állítható ki, hanem más jogviszonyok (pl. megbízás, tagi/vezető tisztségviselői, vagy választott tisztségviselői jogviszony) alapján is. Akkor is alkalmazható, ha a magánszemély a tevékenységért nem részesül juttatásban, azt „közérdekű” munkaként végzi, és csak a járműhasználattal kapcsolatos költségtérítését kéri. Maga a vállalkozás tulajdonosa/ügyvezetője is alkalmazhatja a kiküldetési rendelvényt, ha saját autóját használja a cégében.
A kiküldetési rendelvény kötelező tartalmi elemei
A kiküldetési rendelvény a kifizető által két példányban (papíron vagy elektronikus módon) kiállított bizonylat, amelynek tartalmaznia kell az alábbi kötelező adatokat:
Útmutató a konvektor fogyasztás kalkulátor használatához
- A kifizető cég adatai: neve, címe, adószáma.
- A kiküldött magánszemély adatai: neve, adóazonosító jele.
- A gépjármű adatai: gyártmányának, típusának megnevezése, forgalmi rendszáma.
- Az utazás részletei: hivatali, üzleti utazás(ok) célja, időtartama, útvonala.
- Elszámolási adatok: futásteljesítmény (a megtett távolságok), az utazás költségtérítése, valamint e költségtérítés kiszámításához szükséges adatok (üzemanyag-fogyasztási norma, üzemanyagár stb.).
Amennyiben a kiküldetési rendelvényt nem őrzi meg a kiküldött, akkor a felmerült cégautóadót a kiküldött magánszemélynek kell megfizetnie. A papíron kiállított kiküldetési rendelvény eredeti példányát a kifizető, másolatát a magánszemély a bizonylatmegőrzés rendelkezéseinek betartásával megőrzi.
Az üzemanyag elszámolás szabályai és a fogyasztási normák
A NAV gépkocsi elszámolás szabályai szerint az üzemanyag-elszámolás a következő képlettel történik: “[(megtett kilométer/100) x a jármű fogyasztása x hivatalos benzin-, illetve gázolajár] + megtett kilométer x általános személygépkocsi normaköltség”. Az üzemanyag-felhasználás költségét üzleti (hivatalos) célból megtett kilométerek alapján a 60/1992. (IV. 2.) kormányrendeletben meghatározott fogyasztási normák figyelembevételével lehet megtéríteni és elszámolni.
A kormányrendelet egyrészt gépkocsi-típusonként, másrészt a gépkocsi lökettérfogata szerint határozza meg a fogyasztási normát. A magánszemély választhat a kétféle fogyasztási norma közül. A hengerűrtartalom szerinti norma általában előnyösebb, ha nincs mód korrekciós szorzók figyelembevételére. 2022. október 1-től elektromos és tölthető hibridautókra is el lehet számolni üzemanyagot hivatalos alapnorma-átalány alapján.
Az alábbi táblázat összefoglalja az elszámolható költségek típusait:
| Költségtípus | Elszámolás alapja | Adózási státusz (norma alatt) |
|---|---|---|
| Üzemanyagköltség | NAV üzemanyagár + fogyasztási norma | Adómentes |
| Általános normaköltség | 15 Ft/km (fenntartás, javítás, felújítás) | Adómentes |
| Szállásköltség | Bizonylat alapján (számla) | Adómentes |
| Úthasználati díj (pl. matrica) | Igazolt kiadás alapján | Adómentes |
Gyakoriság és adminisztrációs szabályok
A kiküldetési rendelvény kiállításának gyakorisága jogszabály által nem meghatározott, erről a kifizetőnek kell rendelkeznie. Előfordulhat, hogy olyan a munkaköre valakinek, hogy több alkalommal megy hetente, havonta a munkahelyétől eltérő településre. Ilyen esetben, akár hetente, havonta, 10 naponként - belső számviteli szabályzatra is figyelemmel - kell a rendelvényt kiállítani. Amennyiben valakinek a munkaköréből adódik az, hogy hivatali üzleti úton van, akkor nem kell minden egyes út előtt a munkáltatónak a kiküldetést elrendelnie, elég, ha azt a munkaszerződésben rögzítik.
Fogyasztási teszt: Suzuki Swift vs. Citroën C-Zero
A kiküldetési rendelvényt mint számviteli bizonylatot sorszámmal kell ellátni. Amennyiben az összeg kifizetése nem pénztárbizonylaton történik, hanem annak kizárólagos bizonylata a kiküldetési rendelvény, kötelező a szigorú számadás alá vont nyomtatvány vagy ilyen célra készített számítógépes program használata. A kiküldetési rendelvény formai követelményeit a NAV írja elő. Használatával gyorsan készül a NAV kritériumainak is maradéktalanul megfelelő dokumentum.
Fontos megemlíteni, hogy a kiküldetési rendelvény akkor is alkalmazható, ha munkajogi értelemben nem valósul meg a kiküldetés (például a magánszemély Budapest területén karbantartó és saját személygépkocsival jár a megadott címekre). Ez azzal is jár, hogy ilyen esetben nem jár napidíj a dolgozónak, mivel közigazgatási határon belül valósul meg a munkavégzés.
Abban az esetben, ha a munkáltató a bevételnek nem számító összegnél többet fizet a magánszemélynek, akkor - a magánszemély választása szerint - a felettes részt bérnek kell tekinteni, vagy a kapott összeggel szemben költséget számolhat el. Ez utóbbi esetben a költségelszámolásra ugyanazokat az elszámolási és nyilvántartási szabályokat (útnyilvántartást kell vezetni) kell alkalmaznia, mint az egyéb költségtérítésekre.
tags: #kikuldetesi #rendelveny #fogyasztas #elszamolasa #es #szabalyai