Személygépkocsi menetlevél: Kötelező vagy sem magánszemélyeknek?

A menetlevél fogalma és alkalmazása számos gépjármű esetében kötelező, azonban a személygépkocsikra és a magánszemélyek általi használatra vonatkozó szabályok gyakran félreértésekre adnak okot. Ebben a cikkben tisztázzuk, mikor van szükség menetlevélre, és mikor elegendő vagy ajánlott az útnyilvántartás vezetése, különös tekintettel a magánszemélyek tulajdonában lévő személyautókra.

Mi a menetlevél és mikor kötelező?

A menetlevél olyan okmány, amely kötelező egyes belföldi és nemzetközi, fuvarozást végző gépjárművek esetében. A menetlevél szigorú számadású okmány, sorszámmal rendelkezik, megőrzési ideje 8 év. Fontos megjegyezni, hogy a menetlevél egy szigorú számadású dokumentumnak minősül, amelyet a Magyarországon végzett saját számlás közúti áruszállítást során a jármű vezetője köteles kiállítani.

A menetlevél minden, a szállítást végző járműre, a jármű vezetőjére, a szállítmányra és a megtett útra vonatkozó információt tartalmaz, amely az áruszállítás szempontjából releváns. A menetlevél kitöltése az üzembentartó, vagy a jármű vezetőjének feladata - utóbbi esetében szükség van az üzembentartó írásbeli meghatalmazására.

A menetlevél kitöltésének jogalapját a 261/2011. (XII. 7.) Korm. rendelet határozza meg. E rendelet szerint a következő kereskedelmi szervezetek tulajdonában lévő járművek esetében kötelező a menetlevél vezetése:

Saját számlás árufuvarozás: a fuvarozó a tulajdonában lévő, saját számlás közúti áruszállítást végző jármű esetében.
Saját számlás személyszállítás: a fuvarozó tulajdonában lévő vagy általa bérelt saját számlás személyszállítást végző jármű esetében.

A hatályos jogszabály alapján saját számlás menetlevélként olyan okmány használható, amely legalább a következő adatokat tartalmazza:

Kell-e jogosítvány a motor megvételéhez?

a jármű forgalmi rendszáma
a jármű típusa
az üzembentartó megnevezése és székhelye
a járművezető neve
a szállítás jellege
indulás helye és időpontja
érkezés helye és időpontja
a jármű útvonala, a megtett kilométerek és a szállított áru tömegének vagy az utasok számának feltüntetésével

A menetlevél a fentieken kívül tartalmazhat egyéb információkat is, mint például a csatolt okmányok sorszámát és az összes megtett kilométert, a megrakodott kilométereket és az áru összsúlyát.

Mikor nincs szükség menetlevélre?

Fontos tisztában lenni azokkal az esetekkel, amikor a menetlevél vezetése nem kötelező:

Személygépkocsik: Személygépkocsik esetében a jogszabály nem követeli meg a menetlevél kiállítását vagy vezetését. Röviden: személyautóknál nincs menetlevél vezetési kötelezettség.
Kisteherautók (3,5 tonna alattiak): Nem, 3,5 tonna alatti kisteherautók esetén nem kötelező menetlevelet vezetni, ha saját árut szállítanak vagy nem szállítanak árut. A menetlevél vezetési kötelezettség 3,5 tonna alatti kisteherautókra nem vonatkozik, ha saját árut szállítanak, vagy nem szállítanak árut. A 261/2011. (XII. 7.) Korm. rendelet alapján, amennyiben az árutovábbítást a vállalkozás nem díj ellenében végzi, vagy nem szállít árut, a 3,5 t alatti menetlevél, ill. fuvarlevél használata nem kötelező.
Magántulajdonú teherautók: Továbbá a magántulajdonban lévő teherautók vezetői is mentesülnek a menetlevél és a fuvarlevél kitöltési kötelezettsége alól.
Díj ellenében történő áruszállítás hiánya: Ha az áruszállítás nem díj ellenében történik, akkor sem kell menetlevél.

„Sokáig azt hittem, kötelező menetlevelet vezetnem a 3,5 tonna alatti, saját árut szállító kisteherautómhoz, és emiatt rengeteget bajlódtam a papírmunkával. Aztán utánanéztem a szabályoknak, és rájöttem, hogy ebben az esetben elég útnyilvántartást vezetnem.”

Az útnyilvántartás szerepe személygépkocsik esetén

Bár személygépkocsik esetében a menetlevél vezetése nem kötelező, az útnyilvántartásnak kiemelkedő szerepe van, különösen, ha a magánszemély a saját tulajdonában lévő személygépkocsit hivatali, üzleti célra is használja. Erre azonban mégis szükség lehet, ha útnyilvántartást vezetünk.

A dízel ÁFA és a lízing ÁFA visszaigényléséhez, valamint a gépjármű költségeinek (pl. üzemanyagszámla, szervízszámla) elszámolásához mindenképpen szükséged van útnyilvántartásra. Aki nem esik bele a kötelező körbe, annak is érdemes útnyilvántartást vezetnie az ÁFA-visszaigényléshez.

Zárt végű lízing előnyei

Bér- és nyílt végű lízingelt autók ÁFA visszaigénylése esetén útnyilvántartással kell bizonyítani a céges, illetve magánutak arányát. Az ÁFA kizárólag a céges rész után, annak arányában igényelhető vissza.

Mivel a cégautó mindenképp adó köteles, ezért a tényleges költségek kimutathatósága miatt ajánlott, (de nem egyértelműen kötelező) hogy útnyilvántartást vezess.

Az útnyilvántartás kihívásai és modern megoldásai

Az útnyilvántartást el lehet készíteni papír alapon is, de tapasztalatunk szerint ez nagyon időrabló és a vállalkozások legnagyobb részében problémát okoz a NAV-álló útnyilvántartás elkészítése, főleg akkor, ha visszamenőleg kell pótolni.

Hosszú évek tapasztalata azt mutatja, hogy a fix beszerelésű GPS egységek alkalmazása ilyen esetekben problémás, senki sem örül annak, ha a saját tulajdonú járművébe egy nyomkövető kerül beszerelésre. Ilyen helyzetekben célravezető a mobilis GPS egységek használata. Ezen eszközök alkalmazása a gyakorlatban úgy történik, hogy a magánszemély - amennyiben hivatalos ügyben jár el - az út megkezdése előtt a mobilis GPS egységet a szivargyújtóra vagy az OBDII kimenetre illeszti, a hivatalos út végén pedig lecsatlakoztatja. A megoldásunkkal egy automatizált rendszert kapsz, amely használatával feleslegessé válik az utak papírra körmölése!

Az elektronikus menetlevél megoldást jelenthet a papír alapú menetlevelek csökkentésére és kiváltására. Lényeges információ, hogy saját számlás áruszállítást végző teherjármű esetében elektronikus menetlevél használata is megengedett, és ez a technológia az útnyilvántartásra is alkalmazható.

Forgalomból való kivonás Magyarországon

A RoadRecord Online útnyilvántartó program használata egyszerű: a RoadRecord mobil app segítségével menet közben rögzítheted az útjaidat, hó végén pedig a hiányzó utakra automata ajánlást is kaphatsz, és még menetlevél tartót sem kell keresgélned a gépjárművedben! Az útajánlás funkció segítségével visszamenőleg is pótolhatod elmaradásaidat. Sőt, ha még ennyit sem akarsz foglalkozni vele, bízd szakértőinkre a NAV-álló útnyilvántartásod elkészítését, amit minden hónapban átadunk neked - és akár visszamenőleg is el tudunk készíteni!

Elektronikus menetlevél

Az alábbi táblázat összefoglalja a menetlevél és útnyilvántartás vezetési kötelezettségeit és ajánlásait:

Járműtípus / Használat	Menetlevél kötelező?	Útnyilvántartás ajánlott / szükséges?
Személygépkocsi (magánszemély tulajdonában, hivatali/üzleti célra)	Nem	Igen (költségelszámolás, ÁFA visszaigénylés miatt)
Kisteherautó (3,5 t alatt), saját áru szállítására	Nem	Igen (költségelszámolás, ÁFA visszaigénylés miatt)
Tehergépkocsi (3,5 t felett), áruszállításra	Igen	(Menetlevél tartalmazza a releváns adatokat)
Díj ellenében végzett áru- vagy személyszállítás (bármilyen járművel)	Igen (vagy fuvarlevél)	(Menetlevél/fuvarlevél a fő dokumentum)