Személygépkocsi költségelszámolás: Útnyilvántartás vagy átalány?
Az adózás és a számvitel területén gyakran felmerülnek olyan kérdések, amelyek újra és újra előtérbe kerülnek a vállalkozások életében. Ilyen kérdés a saját gépjármű használatának költségtérítése is. A céges személygépkocsi használata az egyik leggyakoribb, mégis legtöbb kérdést felvető terület az adózásban. Mikor szükséges útnyilvántartást vezetni, és mikor felesleges adminisztráció?
Személygépkocsi fogalma és kategóriái
Az Szja tv. a gépjárműveket illetően két kategóriát használ: személygépkocsi, és minden egyéb gépjármű. Mindezt úgy, hogy pontos definíciót csak a személygépkocsikra tartalmaz a törvény, amely szerint személygépkocsinak minősül a négy, illetve három gumiabroncskerékkel felszerelt olyan gépjármű, amely a vezetővel együtt legfeljebb nyolc felnőtt személy szállítására alkalmas, azzal, hogy ide tartozik a benzinüzemű, a dízelüzemű, az elektromos üzemű, a gázüzemű személygépkocsi, a versenyautó, az önjáró lakóautó.
A gépjárművek költségelszámolás és tulajdonjog szerint, személyi jövedelemadózás szempontjából alapvetően két csoportba oszthatók: saját tulajdonú (ideértve a zártvégű pénzügyi lízingbe vett), illetve nem saját tulajdonú járművekre. Elsődleges feladat tehát annak tisztázása, hogy az adott gépjármű saját tulajdonú-e. Saját tulajdonúnak minősül, azzal egy megítélés alá esik a zártvégű pénzügyi lízingbe vett, a közeli hozzátartozó tulajdonát képező vagy a közeli hozzátartozó által zárt végű lízingbe vett jármű is.
A közeli hozzátartozó fogalmát a Polgári Törvénykönyv (2013. évi V. törvény) értelmező rendelkezéseiben találjuk:
- közeli hozzátartozó a házastárs,
- az egyeneságbeli rokon,
- az örökbefogadott, a mostoha- és a nevelt gyermek,
- az örökbefogadó-, a mostoha- és a nevelőszülő és a testvér.
Kizárólag üzleti célú használat
A személygépkocsi csak akkor minősül kizárólag üzleti célúnak, ha az egyéni vállalkozó személygépkocsi-bérbeadási-, vagy személyszállító tevékenységet folytat, és üzleti nyilvántartásaiból egyértelműen kitűnik, hogy a járművet a fenti tevékenységeken kívül más célra nem használja. A kizárólag üzleti célú járművek esetén a futásteljesítmény teljes egészében figyelembe vehető a költségelszámolás során. Természetesen felmerülhet a kérdés, hogy mivel tudja igazolni a vállalkozó a kizárólagos üzemi célú használatot. Ez gyakran vezet az útnyilvántartás vezetésének szükségességéhez.
Útnyilvántartás vezetése
Az Szja. törvény nem kizárólag üzemi célt szolgáló járművek esetén kötelezővé teszi az útnyilvántartás vezetését. Minden gépjármű esetében külön útnyilvántartást kell vezetni. A költségelszámolás bármelyik módjának alkalmazásánál szükséges járművenként - az 5. számú melléklet II. 7. pontjában meghatározott - külön útnyilvántartás vezetése, továbbá abban járművenként az üzemi célú futás kezdő és záró kilométeróra állásának a feljegyzése.
Az útnyilvántartás kötelező tartalmi elemei:
- A gépjármű típusa
- Forgalmi rendszáma
- Fogyasztási norma
- Az év első és utolsó napjának kilométeróra állását (havi bontásban vezetve)
- Az utazás időpontja
- Az utazás kiindulópontja
- Az utazás célja és a partner neve, címe (honnan hova)
- A megtett kilométerek száma tételesen
- Tankolások helye, ideje, üzemanyag mennyisége, ára
Az útnyilvántartás tartalmazhatja az előzőekkel kapcsolatos üzemanyag-vásárlás időpontját és költségeit is.
500 km-es átalány elszámolás személyi jövedelemadó szempontjából
Sok vállalkozó számára ismerősen cseng a személygépkocsi használatához kapcsolódó 500 km átalány fogalma. Ez a személyi jövedelemadózásban a nem átalányadózó őstermelők és egyéni vállalkozók számára választható módszer a jármű költségeinek elszámolására, ha nem szeretnének útnyilvántartást vezetni.
Útnyilvántartás vezetése helyett a jogszabály lehetőséget biztosít saját tulajdonú járművek esetén havi 500 kilométer átalány elszámolására személygépkocsi használata címén. Ezt az elszámolási módszert is csak a teljes adóévre - illetőleg az adóéven belül a tevékenység teljes időtartamára - lehet alkalmazni. Ha az egyéni vállalkozó ezt a módszert választja, akkor az üzemanyagköltség a norma szerinti üzemanyag-mennyiség figyelembevételével, a NAV által közzétett ár alapján számolható el. A fenntartási költségek pedig a kilométerenkénti 15 forint általános személygépkocsi-normaköltség alkalmazásával számolhatók el.
Forgalomból való kivonás Magyarországon
Fontos megjegyezni, hogy számlával történő költségelszámolásra nincs lehetőség ennél a módszernél. Ez a költség elszámolási mód mentesít a cégautó fizetési kötelezettség alól.
Értékcsökkenési leírás
Személygépjárművek esetén értékcsökkenésként az Szja tv. 11. számú mellékletének II. fejezetében részletezett tárgyi eszköz nyilvántartás vezetése mellett az egyéni vállalkozó éves bevételnek 1 százaléka, de legfeljebb egy személygépkocsi beszerzési árának a 10 százaléka vehető figyelembe, illetőleg a hivatkozott pontban meghatározott átalány címén egyébként elszámolt költség ezzel az összeggel növelhető. Egy adott személygépkocsi értéke alapján csak egy ízben, a használatbavétel évében vehető figyelembe ez az átalány.
A saját tulajdonú, nem kizárólag üzemi célú személygépkocsit beszerzési árával szemben átalányban érvényesíthető értékcsökkenési leírás: nyilvántartás vezetése mellett az éves bevételnek 1 százaléka, de legfeljebb egy személygépkocsi beszerzési árának a 10 százaléka vehető figyelembe. Egy adott személygépkocsi értéke alapján csak egy ízben, a használatbavétel évében vehető figyelembe ez az átalány.
Költségelszámolási módszerek összehasonlítása és választás
Az egyéni vállalkozóként kétféleképpen számolhatod el az üzleti célú autó használattal kapcsolatos költségeket:
- útnyilvántartás vezetése nélkül választhatod az 500 km-es átalányadózást, ekkor cégautóadót se kell fizetni, vagy
- útnyilvántartás vezetése alapján, az üzleti utak kapcsán felmerülő költségeket - ekkor azonban cégautóadót is kell fizetni.
Hogy melyik éri meg jobban, az attól függ, hogy mennyit használod az autót üzleti célra. Ha havi 700 km-nél többet használsz üzleti célra, jobban megéri útnyilvántartást vezetni, hiszen így az összes utat elszámolhatod, akár több ezer km-t is! Minél több céges utat mész, annál többet tudsz megspórolni.
Mi a teendő, ha lejárt a műszaki vizsga?
Az egyéni vállalkozónak a költségelszámolási módszerek közötti választása valamennyi általa használt személygépkocsira és a teljes adóévre vonatkozik. Amennyiben a személygépkocsi mellett más járműveinek költségeit is elszámolja, az nem zárja ki, hogy az összes személygépkocsijára egységesen alkalmazza az átalány elszámolási módszert. Fontos, hogy az adóév egy negyedévén belül a negyedév első napján választott üzemanyag-felhasználással összefüggő költség elszámolási módszertől - ideértve a választott üzemanyag-fogyasztási normát is - nem térhet el.
ÁFA szabályok és a céges autózás
A céges személygépkocsi használata az egyik leggyakoribb, mégis legtöbb kérdést felvető terület az adózásban. Hogyan befolyásolja az áfa-levonási jogot...?
Saját tulajdonú személygépkocsi ÁFA-ja
A saját tulajdonú céges személygépkocsi beszerzésekor főszabály szerint az áfa nem vonható le. Kivételt képez azonban az az eset, amikor a vállalkozás az autót túlnyomórészt bérbeadási céllal hasznosítja. Ilyenkor az áfa levonható, viszont a bérbeadási arányt megfelelően kell igazolni. Ehhez elkülönített nyilvántartás, például részletes útnyilvántartás szükséges.
Lízingelt és bérelt autók ÁFA-ja
A lízingelt vagy bérelt autók esetében az áfa-levonás szabályai eltérnek a saját tulajdonú járművektől. Sok vállalkozás még mindig az 50%-os átalány elszámolást használja a lízingelt vagy bérelt személyautók lízing ÁFA visszaigénylésére. Ennek oka általában egyszerű: kényelmes.
50%-os átalány ÁFA levonás
Az átalány módszer lényege egyszerű: nem kell útnyilvántartást vezetni, és a lízingdíj ÁFA-tartalmának 50%-a automatikusan levonható. Ez egy egyszerű adminisztrációs megoldás, de sok esetben nem tükrözi a valós céges használatot. Ha például az autót 80-90%-ban céges célra használod, akkor az átalány módszerrel a vállalkozás jelentős adómegtakarítástól esik el.
Útnyilvántartás alapján történő ÁFA elszámolás
Ha a vállalkozás pontos útnyilvántartást vezet, akkor az ÁFA levonható része a céges használat arányáig növelhető. Ez azt jelenti, hogy akár: 70%, 80%, 90%, vagy akár 100% ÁFA levonás is lehetséges. Az áfa levonásához szükséges feltételek, hogy a lízingbe vevő egyéni vállalkozónak áfa levonására jogosultnak kell lennie, és az autóhasználatának áfa-köteles vállalkozói tevékenységhez kell kapcsolódnia.
Kizárólag üzemi célú használat esetén a fenntartási-, javítási költségekkel kapcsolatban vállalkozóra áthárított általános forgalmi adó teljes egészében levonható, míg nem kizárólag üzemi célú használat esetén az üzemi célú futásteljesítmény arányában, útnyilvántartás adatainak megfelelően helyezhető csak levonásba.
A törvény arra az esetre, ha a bérelt személygépkocsit gazdasági és magáncélra egyaránt használják, az adminisztratív terhek csökkentése érdekében igazolás nélkül 50%-os diktált levonási hányadot állapít meg a bérbeadást terhelő előzetesen felszámított áfa levonására.
Egyéb költségek ÁFA-ja (üzemanyag, szerviz)
A fenntartási költségek esetében sem minden tétel kezelhető azonos módon. Az üzemanyag áfája főszabály szerint nem vonható le, és az útnyilvántartás ebben sem jelent változást. Hasonlóképp, a parkolási díj és az úthasználati díj után sem érvényesíthető áfa-levonás. Ezzel szemben a szervizelés, javítás vagy karbantartás esetében az áfa 50%-a levonható, még akkor is, ha a cég nem vezet útnyilvántartást.
A gázolaj felhasználással összefüggésben, nem kizárólag üzemi célú használat esetén - amennyiben a gázolajat nem személygépkocsi üzemeltetéséhez használják fel -, az egyéni vállalkozónak lehetősége van az üzemi célú futásteljesítménnyel arányos általános forgalmi adó levonásba helyezésére (feltétel az útnyilvántartás vezetése).
Cégautóadó
Vizsgálni kell még a cégautóadó-kötelezettséget is. Az ügyvezetőnek a tételes („útnyilvántartásos”) költségelszámolás alkalmazása esetén fizetnie kell a cégautóadót. Ezzel szemben, ha az ügyvezető tulajdonában álló személygépkocsi használatával összefüggésben kiküldetési rendelvény alapján kapja költségeinek térítését, akkor cégautóadót nem kell fizetnie.
Miért éri meg útnyilvántartást vezetni?
Az 50%-os átalány ÁFA levonás akkor kedvezőtlen, ha az autót főként üzleti célra használják. Ez különösen jellemző értékesítőknél, tanácsadóknál, kivitelezőknél, szolgáltató vállalkozásoknál. Ilyen esetekben a céges használat gyakran 80-95% között van, miközben az átalány módszer csak 50% ÁFA levonást enged. A különbség pedig jelentős lehet. Egy közepes lízingdíjú autó esetén a vállalkozás akár évente több százezer forinttal kevesebb ÁFA-t igényel vissza, mint amennyit a valós használat alapján megtehetne.
Példa a pénzügyi megtakarításra
Nézzünk egy egyszerű példát:
| Paraméter | Érték |
|---|---|
| Autó havi lízingdíja | 250 000 Ft + ÁFA |
| ÁFA tartalom | 67 500 Ft |
Ha átalány elszámolást használsz:
- Levonható ÁFA: 33 750 Ft / hó
Ha az autó használata 90% céges (útnyilvántartással):
- Levonható ÁFA: 60 750 Ft / hó
A különbség: 27 000 Ft havonta, ami éves szinten 324 000 Ft. Ha a céges használat kb. 700 km-nél több, akkor az útnyilvántartás vezetése jelentős megtakarítást eredményezhet.
Például: ha egy gépkocsi cégautóadója havonta 41.000 Ft, és útnyilvántartással 1.000 km-enként (629 Ft-os üzemanyaggal számolva) nagyságrendileg 75.000 Ft költséget tudsz elszámolni, akkor a különbözetből adódó adómegtakarítás kb. 34.000 Ft havonta - ez évi több, mint 400 ezer forint megtakarítás!
Digitális útnyilvántartás előnyei
Sokan választják mégis az átalány elszámolást, mert úgy gondolják, hogy az útnyilvántartás időigényes, bonyolult és könnyű hibázni benne. Ez korábban valóban így volt. Papíron vagy Excelben vezetni egy útnyilvántartást komoly adminisztrációt jelentett. A digitális útnyilvántartás azonban teljesen megváltoztatta ezt. Ma már egy modern útnyilvántartó programmal:
- a céges utak automatikusan rögzíthetők mobil alkalmazással,
- a távolságok automatikusan számolódnak,
- az adatok NAV-álló formában kerülnek rögzítésre,
- a havi adminisztráció néhány percre csökken.
Így az útnyilvántartás már nem adminisztrációs teher, hanem egy pénzügyi optimalizálási eszköz.
Az útnyilvántartás különösen akkor éri meg, ha:
- sok ügyféllátogatásod van,
- az autót többségében céges célra használod,
- magas a lízingdíj,
- több céges autót üzemeltetsz.
Ilyenkor az 50%-os átalány elszámolás gyakran jelentősen alulbecsüli a céges használat arányát. Sok cég azért marad az átalány elszámolásnál, mert nem számolja ki a különbséget. Pedig gyakran kiderül, hogy az útnyilvántartásra való váltás az egyik legegyszerűbb pénzügyi optimalizálás, amit egy vállalkozás megtehet.
tags: #szemelygepkocsi #atalany #utnyilvantartas