A Szállítólevél Jelentősége és Kitöltése a Hatékony Készletkezelésben

Ha rendszeresen használ raktárkezelő programot és számlázót, biztosan találkozott már szállítólevél készítéssel. Habár a szállítólevél külalakban megszólalásig hasonlít a számlához, mégsem vonatkoznak rá a számlázásnál alkalmazott szabályok. A szállítólevél egy olyan bizonylat, sablon vagy nyomtatvány, mely igazolja a termékek A pontból B pontba (például raktárból egy másik helyre, vevőhöz vagy telephelyre) történő elmozdulását. Nem helyettesíti a számlát, de fontos szerepet tölt be az adminisztrációban és a készletnyilvántartásban. A vevő a szállítólevél alapján az ellenérték kifizetésére nem kötelezett, de a szállítólevél jogilag kötelező érvényű dokumentum.

Mi is az a Szállítólevél?

A szállítólevél egy olyan bizonylat, ami a termékek helyváltoztatását, illetve a megrendelés teljesítését igazolja. Olyan üzleti bizonylat, amely igazolja a termékek fizikai mozgatását, illetve a megrendelés teljesítését. Bizonyítja, hogy az áru elhagyta a raktárt, és a meghatározott helyre került kiszállításra. Szállítólevél nélkül az árukat csak akkor szállíthatja ki, ha előzőleg már elkészült egy számla.

Mikor szükséges szállítólevelet kiállítani?

A szállítólevél kiállításának akkor van jelentősége, ha úgy mozgatunk árut "A" pontból "B" pontba, hogy az áruk mozgását semmilyen más típusú bizonylat (például számla) nem igazolja. Szállítólevelet akkor szükséges kiállítani, amikor az áru kiszállítása és a számlázás időben elkülönül. Gyakori ez nagykereskedelmi, webáruházi vagy projektalapú működés esetén.

Tipikus példa lehet a szállítólevél kiállításra, ha egy cég úgy szállít terméket a partnernek, hogy arról majd csak később készül számla (például az átvétel során). A dokumentum igazolja az átvételt, és vitás helyzetben bizonyítékként szolgál. Abban az esetben ugyanis, ha az áru átadásával egyidejűleg az eladó elkészíti a számlát, nincs szükség szállítólevél kiállítására. Ha az árut cégen belül mozgatják (például az egyik telephelyről a másikra), akkor is szállítólevél kiállítása indokolt.

Példa a belső árumozgatásra

Képzeljünk el egy egyéni vállalkozót, akinek két élelmiszer üzlete van. Az áru az egyik üzletbe érkezik, számlával. Hogyan tudja átvinni a szükséges mennyiséget a másik üzletbe? Ebben az esetben az áru eredetét a beszerzéséről szóló számla igazolja. Ugyanakkor, a vállalkozónak két telephelye van, és ezek között történik az áru mozgatása. A leltározás, a vállalkozó vagyona védelmének, a készletért felelős dolgozók elszámoltatásának, a költségelszámolás megalapozásának szempontjai indokolják a szállítólevél kiállítását, akkor is, ha azt az egyéni vállalkozó lényegében saját maga számára (nem üzleti partnernek) adja át.

Legendás Rába traktor

A Szállítólevél Szerepe a Készletnyilvántartásban

A szállítólevél egyben a raktármozgás alapja is. A kiállításával a készlet csökkenése automatikusan rögzíthető egy modern rendszerben, így a készletadatok naprakészek maradnak. Ezt a mozgatást nevezzük az OVIP raktárkezelő programban Átadásnak, amely során szintén szállítólevelet kell készíteni.

A bejövő szállítólevél egy olyan bizonylat, ami egy megrendelés teljesítését igazolja, melyet a szállító akkor állít ki, ha egy vagy több terméket leszállít a cégnek. Bejövő szállítólevél rögzítésénél a vonatkozó anyagbevételezés könyvelésére is sor kerül. Az áru beérkezik a raktárba és a rendszer könyveli a megfelelő készletváltozásokat, módosul a raktári napló. Fontos tudni, hogy a szállítólevél, mivel raktári naplót módosít, nem törölhető, nem zárható le kézzel, mennyiségi adatai nem módosíthatóak.

A Szállítólevél Kötelező és Ajánlott Tartalmi Elemei

A jogszabály nem ír elő szigorú formai követelményeket, de bizonyos adatok feltüntetése erősen ajánlott. Egy jó szállítólevél legalább az alábbiakat foglalja magában:

Az adott bizonylat azonosítószáma
A kiállítás dátuma és a kiállító adatai
A szállított termék neve, egyéb adatai, cikkszáma, mennyisége
A vevő vagy átvevő adatai
Aláírások vagy elektronikus jóváhagyás

A termékek árának feltüntetése nem kötelező, ha az üzleti gyakorlat ezt nem kívánja meg. Sok esetben a szállítólevél kizárólag logisztikai dokumentumként funkcionál. Az átvétel igazolása történhet aláírással vagy digitális jóváhagyással. A szállítólevélnek elsősorban akkor van fontos szerepe, ha árut mozgatunk és ezt semmilyen más bizonylat nem igazolja. Tartalmaznia kell a szállító azonosítására szolgáló adatokat (pl. név, cím, adószám), a teljesítésre vonatkozó adatokat (áru vagy szolgáltatás megnevezése, mennyisége, értéke), illetve a kifizetéssel kapcsolatos adatokat (fizetési mód, esedékesség).

A Szállítólevél Kitöltése: Részletes Mezők

Egy modern vállalatirányítási rendszerben a szállítólevél kitöltése számos részletet tartalmazhat, amelyek a hatékony adminisztrációt és nyomon követést segítik.

Mennyibe kerül a hengerfej felújítás Törökszentmiklóson?

Fejléc - általános adatok

Ez a rész a legfontosabb információk bevitelére szolgál, mint például a bizonylat száma, vevő adatai. Többnyire ugyanaz minden bizonylat esetében.

Szállító: A Vevő kódja, a Partnertörzsből jön, egy alfanumerikus szám.
Szállító neve: A Partnertörzsből jön, de átírható.
Számkör: A Számkörben megadott paraméterek szerint történik a bizonylatok számozása.
Szám: A bizonylatszám, a számkörben megadott paraméterek szerint generált szám, ami iktatószámként is funkcionálhat.
Referencia szám: Bármilyen releváns szám-adatot rögzíthetünk ide, pl. a szállítólevélen levő bizonylatszám.

Általános információk

A szállítólevél ezen része a bizonylatban levő összes cikkre vonatkozó általános információk bevitelére szolgál. Itt kerülnek rögzítésre a teljesítéssel kapcsolatos információk, különböző könyvelési szempontból fontos dátumok.

Teljesítés dátuma: Mikorra várható a szállítás.
Kelte: Mikor hoztuk létre a bizonylatot. Alapértelmezetten a mai nap.
Fizetési határidő: Alapértelmezetten a fizetési feltételekből kapjuk, de átírható.
Nyilvántartás dátuma: Alapértelmezetten a Szállítási határidővel egyezik meg, de átírható.
Raktár: Melyik raktárra vonatkozik a bizonylat - csak egy informatív adat. Tételszinten ez a raktár lesz az alapértelmezett, de felülírható. Ha nem az alapértelmezetten megadott raktárra akarjuk a tételeket rögzíteni, akkor célszerű a fejben megváltoztatni a raktárat, ami aztán alapértelmezettként jelenik meg az új tételsoroknál.
Bázis bizonylat: Ha a bizonylatunk egy másik bizonylatból generálódott, akkor a bázis bizonylat száma kerül ide. Viszont, ha több bizonylatból generálódott, akkor nem jelenik meg semmi.
Adat-tulajdonos: Az adat-tulajdonos megadásával módunkban áll felhasználó szinten is korlátozni a bizonylatokhoz való hozzáférési jogot.
Felelős: Ki a felelős ezért a bizonylatért.
Státusz: A Státusz tétel szinten van definiálva. A tételek státuszából következik a fej státusza.
- Teljesített: Amikor például a bejövő szállítólevélből egy számlát hoztunk létre, (az összes tételének a státusza teljesített), a szállítólevél státusza teljesített lesz.
- Lezárt (rész teljesített): Amennyiben bizonyos tételek teljesítve vannak, a többiből pedig nem fog újabb bizonylat generálódni, a szállítólevelet kézzel lezárhatjuk.
- Kézzel lezárt: Amennyiben a beszerzési folyamat leáll, vagyis biztosak vagyunk benne, hogy a jövőben a szállítólevélből nem fog új bizonylat generálódni, a szállítólevelet le tudjuk zárni. Ebben az esetben az összes tétele lezárt státuszú lesz.
- Nyitott: Egy újonnan felvitt szállítólevél státusza nyitott.
- Részben teljesített: A szállítólevélnek csak bizonyos tételeiből készült új bizonylat (bizonyos tételek státusza Teljesített), de még nincs kézzel lezárva.
- Stornózott: Amennyiben a szállítólevelet stornózták valamilyen okból (az összes tétele stornózva van).
Érdeklődés eredete: Honnan származik az érdeklődés (pl. valamelyik Vevőtől, hirdetésből, kiállításról).
Nyomtatva: Amennyiben a szállítólevelet kinyomtattuk, a Nyomtatva kapcsoló bekapcsolt állapotban lesz.
Devizanem: A bizonylat devizaneme. Ha üres, akkor a rendszer (a cég könyvelési) pénzneme (Ft). Ha nem üres, akkor minden két devizanemben van meghatározva, a kiválasztott devizában és a rendszer pénznemében.
Projekt, Profit center, Költség típus: Ezek különböző dimenziók, amelyek alapján a rendszerben osztályozhatók a költségek, különböző kimutatások készíthetők.
Beszerző: A bizonylatnak ki a beszerzője, a személyi törzsből választható.
Indító üzletkötő: Ki volt az indító üzletkötő. Utólag lekérdezhető, hogy milyen forgalmat generáltak az egyes üzletkötők.
Megjegyzés: A bizonylathoz kapcsolódó rövid (100 karakter) megjegyzés.

Tételek (termék részletek)

A tétel fülön adható meg, hogy milyen cikkek, illetve szolgáltatások kerülnek a szállítólevélre. A cikk típusa lehet normál vagy szöveges. Ha szöveges, akkor a cikk kódnak üresnek kell lennie és csak a cikk megnevezésbe írhatunk, például egy megjegyzést a bizonylat-tétel alá.

Típus: A cikk-re vonatkozik, normál vagy szöveges.
Cikkszám: Cikk kódja.
Cikk megnevezés: Cikk leírás, a Cikk-ből jön, de átírható.
Katalógus szám: Milyen katalógus szám alatt van nyilvántartva a cikk a Partnernél.
Bizonylati mennyiség: Mennyi a bizonylati mennyiség. A beszerzési/értékesítési mennyiségi egységben értendő (pl. 10 rekesz).
Mennyiségi egység: A beszerzési/értékesítési mennyiségi egység, amiben a készlet-mozgás történik (ez lehet csomag, doboz, melyben több alap mennyiségi egység van).
Alap mennyiségi egység: Raktározási mennyiségi egység - a raktári napló, az összes napló, a készletállomány, meg az ár mind az alap mennyiségi egységben van megadva (pl. 6 darab/rekesz).
Bizonylati egység mennyisége: Egy bizonylati egységben hány darab alap mennyiségi egység van (pl. 6 db., 1 rekeszben 6 darab van).
Mennyiség (alap): Hány darab alap mennyiségi egység van a bizonylat-tételen (vagyis 10 rekesz x 6 darab = 60 darab).
ÁFA kód: Hány százalékos az ÁFA kulcs. A cikkből jön, de felülírható.
Engedmény %: Tételszintű engedmény. Az adott tételre mennyi az engedmény. Beírható kézzel, vagy automatikusan jön az árcsoportból.
Árlista: A fej-adatból jön, ha az árlista van kiválasztva, ha az árcsoport, akkor dinamikusan generálódik.
Egységár: Az egységár ami az árlistában volt.
Kedvezményes egységár: Az egységár a tételszintű engedmény levonása után.
Számolt egységár: Az egységár a tételszintű és fejszintű kedvezmény levonása után.
Összesen: A teljes kedvezményes összeg (Számolt egységár x alapmennyiség (nettó)).
ÁFA: Mennyi az áfája az összegnek, az ÁFA kóddal számolva.
Bruttó összesen: Mennyi a bruttó összeg.
Raktár: Melyik raktárban van a cikk. Alapértelmezetten fej-szintről indul, de átírható.
Projekt, Profit center, Költség típus: Ezek különböző dimenziók, ezek alapján tudjuk a rendszerben osztályozni a költségeket. A fej-adatokból jön, de felülírható.
Megjegyzés: Tétel-soronként rögzíthető megjegyzés, a fejből jön de felülírható.
Teljesítés jelzése: Mi szerint történik a teljesítés: Mennyiség vagy Ár szerint. A cikk-törzsből jön, de felülírható.

Szállítási adatok

Ez a szekció a szállítással kapcsolatos paraméterek szerkesztésére szolgál. Kiválaszthatjuk, melyik címre, milyen feltételek mellett történjen a szállítás, milyen árkategória szerint történik a kifizetés.

Számlázási cím: A szállító számlázási címe, ahova megy a számla.
Szállítási cím forrása: A cég melyik címére történjen a szállítás.
Partner szállítási címe: Ide az a cím kerül, amit kiválasztottunk a Szállítási cím forrásánál.
Szállítási cím: Alapértelmezetten a fent kiválasztott Partner szállítási címből jön, de felülírható.
Szállítási mód: Milyen gépkocsival történik a szállítás.
Gépkocsi: Milyen gépkocsival történik a szállítás.
Rakodási sorrend: Amennyiben több szállítólevél is van, milyen sorrendben történjen a rakodás.
Ár-csoport: Melyik árcsoportba tartozik. A Partner adataiból kapjuk alapértelmezetten, de felülírható.
Árlista: Melyik árlistához tartozik. A Partner adataiból kapjuk alapértelmezetten, de felülírható.

Kiegészítő információk

Ez a fül különböző speciális információk rögzítésére szolgál.

Minden, ami Rába traktor

IntraStat statisztikai beállítások: Az IntraStat kódokat a cég export-import mozgásaihoz szükséges statisztikai beszámolóihoz használjuk.
Kapcsolattartó adatai: Kapcsolattartó, Vevő kapcsolattartó, Vevő kapcsolattartó telefon.
Meghiúsulás oka: Ha valamiért nem fizetik ki a számlát, mi a meghiúsulás oka (pl. magas ár, hibás áru, lemondta stb.).
EU-raklap, Egyutas raklap: Milyen raklapokon szállították ki az árut.
Ár szerepeltetése a nyomtatványokon: Akarjuk-e, hogy az ár feltüntetve legyen a nyomtatványokon? Ezzel a kapcsolóval állítható, hogy rákerüljön vagy sem az ár.

A Digitalizáció Előnyei a Szállítólevél Kezelésben

Papíralapú működés esetén könnyen előfordulnak adminisztrációs hibák, például elírások, duplikált bizonylatok, vagy elveszett dokumentumok. Ezek mind készleteltérést okozhatnak. Digitális számlázó és raktárkezelő rendszer alkalmazásával a szállítólevél kiállítása automatizálható. A rendszer összekapcsolja a megrendelést, a készletmozgást és a számlázást, így egyetlen felületen követhető minden tranzakció.

A felhőalapú működés további előnyt jelent, mivel az adatok bárhonnan elérhetők. Több telephely is kezelhető egy rendszerben, és a jogosultságok szabályozhatók, így a munkatársak csak a számukra releváns adatokhoz férnek hozzá. Az elektronikus szállítólevél kiállítása sokkal kényelmesebb és biztonságosabb; nem hagyja el a szigorú számadású nyomtatványnak minősülő szállítólevél tömböt, a dokumentumok lekövetése és megőrzése sokkal könnyebb, és nem kell naphosszat a szükséges adatokat kézzel kitölteni. A hibázási lehetőség is sokkal kisebb, ha mégis javítani kell, a folyamat gyorsabb és kényelmesebb lesz.

Készítsen egyszerűen, automatizált funkciókkal szállítólevelet OVIP vállalatirányítási rendszerünk raktárkezelő programjának és számlázójának segítségével! Pontos és gyors kiállítás, azonnali raktárkészlet frissítés, hogy Ön mindig naprakész és hatékony legyen munkájában!

Szállítólevél és Készletkezelés egy Rendszerben

Integrált megoldás esetén a szállítólevél nem különálló dokumentum, hanem a teljes üzleti folyamat része. A raktárkészlet automatikusan frissül és a számla kiállítása akár egy kattintással megtörténhet a szállítólevél alapján. Ez gyorsítja az adminisztrációt, csökkenti a hibák számát és javítja az ügyfélkiszolgálás minőségét. A vállalkozás működése így sokkal átláthatóbbá válik. Fontos, hogy a szállítmány átvételekor érdemes megnézni, hogy a szállítólevélen szereplő adatok megegyeznek-e a megrendeléssel.

Szállítólevelek Számlázása

A szállítólevelet alapvetően kétféle módon lehet számlázni:

Szállítólevél listából számlázva.
Új számla kiállításakor a számlára beemelve.

How to Create Delivery Note in Zoho Books [2026 Full Guide]

Szállítólevél számlázása a szállítólevelek listájából

A szállítólevelek listájából történő számlázás lépései:

Először jelöljük ki a számlázni kívánt szállítólevelet. Több szállítólevél kijelöléséhez válasszon olyan dátumintervallumot, amiben látja az összes számlázandó szállítólevelet. Szűréssel szűkítheti a listát az adott partnerre. Kattintson az első szállítólevélre, majd nyomva tartva a CTRL billentyűt, kattintsa be a többi számlázandó szállítólevelet.
Miután kijelölte a számlázandó szállítóleveleket, kattintson a fenti Számlázás nyomógombra.
Ennek hatására megjelenik a számlaszerkesztőablak, ahol alul a szállítólevél - még nem kiszámlázott - tételei is megjelennek.
A számla szerkesztése, lezárása megegyezik az általános számlázási folyamatokkal.

Ezt követően zöld pipa (halvány, vagy éles) jelzi, hogy a szállítólevél kiszámlázásra került (részben, vagy teljesen), a program újbóli kiszámlázás során nem fogja felajánlani a már kiszámlázott tételeket. Kiszámlázott tételeknek csak azok a tételek számítanak, melyek olyan számlára kerültek, ami lezárásra is került (azaz sorszámot kapott).

Szállítólevél beemelése számlára

Ezt a módszert akkor használjuk, ha számlaszerkesztés közben szeretnénk szállítólevelet beemelni a számlára. A számla szerkesztése közben a tételek felett kattintsunk az Egyéb dokumentumok legördülőre, majd válasszuk a Szállítólevelek menüpontot.

A menüpontra kattintva megjelenik a szállítólevelek listája. Ebben a listában a következő szűréseket tudjuk elvégezni:

Dátum szűrés a kiállítás dátuma szerint, kezdő és végdátum megadásával.
Szállítólevéltömb szűrés.
Számlázottság állapot szerinti szűrés.

Ha egy szállítólevelet be akarunk emelni a számlára, egyszerűen kattintsunk rá duplán, vagy kattintsunk a felső Ok, kiválasztom nyomógombra. Ennek hatására megjelenik egy újabb ablak, ami csak az adott szállítólevél tételeit tartalmazza:

Megnevezés és Cikkszám - a tétel megnevezése és cikkszáma
Mennyiség - a szállítólevélen lévő teljes mennyiség
Függő - az a mennyiség, ami még függőben van, azaz még nem került kiszámlázásra.
Számlára kerülő mennyiség - ez az az oszlop, ahová megadható, mekkora mennyiség kerüljön a számlára. Ezt az oszlopot dupla kattintással lehet szerkeszteni.

Amennyiben használjuk a felső Teljes, függő mennyiség beemelése gombot, akkor a Számlára kerülő mennyiség oszlopba mindenhol bekerül a Függő oszlop mennyisége. Az Ok, tételek beemelése gombbal a számlára emelhetjük a Számlára kerülő mennyiség oszlopban megadott mennyiségeket.

Szállítólevélhez Kapcsolódó Műveletek a Rendszerekben

Egyes rendszerekben a szállítólevélhez számos panel menüpont és művelet tartozhat, amelyek a dokumentum életciklusát kezelik:

Panel menük: A Panel menüvel (Alt+P) az aktív panelhez kapcsolódó menüpontok hívhatók meg.
Nyomtatás: Miután a szállítólevelet rögzítettük, ezzel a menüponttal tudjuk kinyomtatni, vagy a nyomtatási előnézettel megtekinteni. Amennyiben a bizonylatot már kinyomtattuk, az Általános fülön levő Nyomtatva kapcsoló bekapcsolt állapotban lesz.
Tétel lezárása: A szállítólevelet nem zárjuk le teljesen, csak azt a tételét amelyiken a kurzor áll.
Bázis bizonylatok listája: Megmutatja, milyen bizonylat generálta a szállítólevelet. Amennyiben a szállítólevelet létrehoztuk, nem generáltuk egy meglévő bizonylatból, ez a menüpont nem elérhető.
Bázis bizonylat - tételek listája: Melyik tétel melyik bázis bizonylat-tételből készült.
Cél bizonylatok listája: A szállítólevelet milyen bizonylatokat generált. Amennyiben a szállítólevélből nem generáltunk más bizonylatot, ez a menüpont nem elérhető.
Cél bizonylat - tételek listája: Melyik tételből melyik cél bizonylat-tétel készült.
Bizonylat (összes tétel) lezárása: Ha a beszerzési folyamat leállt és a szállítólevél még nem lett (részben vagy egészben) magasabb szintű beszerzési bizonylatba átmásolva, akkor lezárhatjuk azt.
Stornó: Amennyiben a szállítólevél valamilyen okból nem megfelelő, a Stornó panel-menüponttal tudjuk ezt megtenni. A rendelés státusza „Stornó” lesz, és a naplóba bekerül egy inverz tétel.