A Kiküldetési Rendelvény és az Üzemanyag Fogyasztás Elszámolás Szabályai
A kiküldetés elszámolása nem egy kötelező rossz, hanem egy lehetőség, hogy optimalizáld a céges autózással kapcsolatos költségeidet. A hivatalos NAV üzemanyag fogyasztási norma egyrészt a kiküldetési rendelvény (magánautó céges használatának elszámolása), másrészt az egyéni vállalkozó útnyilvántartás készítésének egyik alapja. Saját gépkocsi céges használatát kiküldetési rendelvénnyel alátámasztva tudja legálisan elszámolni a vállalkozás.
A Kiküldetés Jogi Alapjai és Célja
Kiküldetés jogi értelemben a munkavállaló nem szokásos munkahelyen történő, munkáltató által elrendelt munkavégzése. A magánszemély saját személygépjárművének hivatali célú használatáért a kifizetőtől kiküldetési rendelvény, vagy útnyilvántartás alapján kaphat költségtérítést. Az elszámolás kiküldetési rendelvény kitöltésével történik. Amennyiben a magánszemély a saját tulajdonában lévő, vagy általa bérelt, szívességi használatba kapott személygépkocsit használja a kiküldetés során, akkor a kiküldő ugyancsak köteles a magánszemélynek a felmerült kiadásokat megtéríteni az Szja tv. rendelkezése szerint.
Az Szja tv. 3. § 83. pontja, valamint a 3. számú melléklet 6. pontja, és az 5. számú melléklet II. 7. pontja tartalmazza a kiküldetés tartalmi követelményeit. Az Szja tv. szerint saját tulajdonban lévő személygépkocsi a zárt végű lízingbe vett jármű is. Szintén saját tulajdonúnak tekintendő a közeli hozzátartozó tulajdonában lévő, vagy az általa zárt végű lízingbe vett személygépkocsi. Saját tulajdonú gépjármű tulajdonjogát a munkavállaló a közlekedési igazgatósági hatóság által kiadott törzskönyvvel, visszavonás esetén pedig a közlekedési hatóság által kiadott igazolással igazolhatja.
NAV Üzemanyag Fogyasztási Normák és Kalkulátor
A közúti gépjárművek, az egyes mezőgazdasági, erdészeti és halászati erőgépek üzemanyag- és kenőanyag-fogyasztásának igazolás nélkül elszámolható mértékét a 60/1992. (IV. 1.) Korm. rendeletben meghatározott fogyasztási normákra figyelemmel számolható el és téríthető meg az üzemanyag-felhasználás költsége üzleti (hivatalos) célból megtett kilométerek alapján. A rendelet egyrészt gépkocsi-típusonként, másrészt a gépkocsi lökettérfogata szerint határozza meg a fogyasztási normát. A magánszemély választhat a kétféle fogyasztási norma közül. Egy negyedéven belül azonban csak az egyiket lehet alkalmazni, a kétféle fogyasztási normát vegyesen nem.
Az alábbi NAV üzemanyag fogyasztási norma kalkulátor a NAV hivatalos adatait adja meg a gépkocsi motor hengerűrtartalma alapján. A NAV üzemanyag fogyasztási norma kalkulátor segítségével gyorsan kiszámolhatod, mennyi üzemanyag-költség számolható el saját gépkocsival megtett céges útra.
Útmutató a konvektor fogyasztás kalkulátor használatához
A NAV üzemanyag fogyasztási alapnorma-átalányok (példák)
| Hengerűrtartalom (cm³) | Üzemanyagtípus | Alapnorma-átalány (liter/100 km) |
|---|---|---|
| 1600 | Dízel | 6,7 |
| 2000 | Dízel | 6,7 |
| 2000 (plug-in hibrid) | Dízel + Elektromos | 4,69 (6,7 x 70%) |
A fenti NAV üzemanyag kalkulátor segítségével percek alatt megállapíthatod, hogy az autód hengerűrtartalma alapján mekkora a kalkulálható norma - így a költségtérítés kiszámítása mindig gyors és szabályos.
Alapvető pilóta matematika sorozat | 10. lecke: Üzemanyag-fogyasztás
Speciális Járműtípusok Elszámolása
Plug-in hibrid autók üzemanyag-elszámolása
A tölthető hibrid járművek használata esetén a hibrid autó fogyasztási norma számítása a járműbe beépített belső égésű motor hengerűrtartalma alapján a vonatkozó kormányrendelet szerint meghatározható üzemanyag-fogyasztási alapnorma-átalány 70%-a. Nézzünk rá egy példát: Egy 2000 cm3-es, dízeles személygépkocsi üzemanyag-fogyasztási alapnorma-átalány értéke 6,7 liter / 100 km, az ezzel egyenértékű plug-in hibrid autó alapnorma-átalány értéke ennek 70%-a, tehát 4,69 liter / 100 km.
Az Szja-tv. 2022. október 1-jétől rendelkezik a tölthető hibrid járművek igazolás nélkül figyelembe vehető üzemanyagnormájáról és üzemanyag-elszámolásáról. Ez a szabály azonban nem vonatkozik a nem tölthető - öntöltő - hibrid személygépkocsikra. Az öntöltő hibrid járműveket a 60/1992. Korm. rendeletben meghatározottaktól eltérő fajtájú üzemanyaggal üzemelő vagy - mivel csak benzin üzemanyaggal tölthető, ezért - benzinüzemű gépjárműnek kell tekinteni. A 60/1992. Korm. rendelet 4. §-ának (1) bekezdése értelmében a kormányrendelet 2. §-a (1) bekezdésének a) pontjában meghatározott alapnormaképzési módszer helyett alapnorma-átalány is alkalmazható.
Elektromos autók üzemanyag-elszámolása
Ahogy egyre inkább elterjedtebbé válnak az elektromos motorral meghajtott, illetve hibrid járművek, úgy egyre gyakrabban merülnek fel kérdések az ezekkel a járművekkel kapcsolatos költségelszámolásokról. Jelenleg problémát jelent számunkra az elektromos és hibrid autók esetében az alapnorma meghatározása, mivel arra az állami adóhatóság által közzétett üzemanyagár nem vonatkozik. Amíg a hagyományos járműveket töltőállomásokon, benzinkutakon lehet tankolni, addig az elektromos töltés nem csak töltőállomásokon, hanem parkolókban, a magánszemély otthonában, vagy a kifizető telephelyén is történhet. Így az üzemanyag elszámolásra vonatkozó általános szabályok sem alkalmazhatók minden esetben.
A probléma kezelése érdekében - 2022-től a személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. törvény és a közúti gépjárművek, az egyes mezőgazdasági, erdészeti és halászati erőgépek üzemanyag- és kenőanyag-fogyasztásának igazolás nélkül elszámolható mértékéről szóló 60/1992. (IV. 1.) Korm. rendelet rendelkezéseket tartalmaz. A tisztán elektromos járművek után 3 liter / 100 km 95-ös, ólmozatlan benzin aktuális hivatalos NAV üzemanyagárának az összege számolható el adómentesen.
Fogyasztási teszt: Suzuki Swift vs. Citroën C-Zero
Egy munkavállaló hivatali, üzleti útra megy a saját tulajdonú, tisztán elektromos személygépkocsijával. A munkáltatója kiküldetési rendelvényt állít ki, amely szerint az út hossza 100 kilométer. Készülj fel naprakészen az elektromos töltésű személygépkocsik költségtérítésével, költség elszámolásával kapcsolatos szabályokból.
Az Elszámolás Képlete és Részletei
A NAV üzemanyag elszámolás képlete és általános személygépkocsi normaköltség szerint az útiköltség számítás a következő képlettel történik:
[(megtett kilométer/100) x a jármű fogyasztása x hivatalos benzin-, illetve gázolajár] + megtett kilométer x általános személygépkocsi normaköltség
A képlet szereplői, egyenként elmagyarázva:
- Megtett kilométer: Értelemszerűen az adott időszakban levezetett kilométert jelöli.
- A jármű fogyasztása, avagy a NAV gépjármű fogyasztási norma: A fent bemutatott üzemanyag fogyasztás kalkulátor segítségével pillanatok alatt kiszámolható.
- Hivatalos benzin-, illetve gázolajár: Mindig naprakész NAV üzemanyagár témájú weboldalunkon évekre visszamenőleg megtekinthetőek a havi NAV üzemanyag egységárak. Az üzemanyag áraként az állami adóhatóság által közzétett ár, vagy a számlák szerinti üzemanyagár vehető figyelembe.
- Általános személygépkocsi normaköltség: 15 Ft/km áron megszabott fix költség, mely fedezi a gépkocsi fenntartási, javítási, és felújítási költségeit (FONTOS: az üzemanyag nem tartozik bele). Ha a dolgozó hivatali utazást teljesít saját gépkocsijával, akkor az üzemanyagköltséget és a 9 Ft/km átalány-költségtérítést kötelező kifizetnie a munkáltatónak. A költségtérítés legfeljebb 15 Ft/km-ig nem számít bevételnek.
Gyakorlati Példa a Költségelszámolásra
Nézzünk egy konkrét példát az üzemanyag számításra:
A kényelem kedvéért a képlet még egyszer:
[(megtett kilométer/100) x a jármű fogyasztása (gépkocsi fogyasztási norma) x hivatalos benzin-, illetve gázolajár] + megtett kilométer x általános személygépkocsi normaköltség
Egy fogtechnikai cég egyik értékesítője 900 kilométert vezetett céges indokból 2025. áprilisában egy 1600 cm³-es, dízeles személyautóval. Ahogy a fenti táblázatban láthatjuk, a NAV gázolaj-üzemű autók esetében egy 1600 cm³-es gépkocsira 6,7 L / 100km alapnorma-átalányt adott meg, így ezzel fogunk dolgozni.
Ahogy a matematikában szokás, kezdjünk a zárójellel:
- megtett kilométer/100: 900 km / 100 = 99
- 99 x 6,7 (fogyasztás) x 638 (gázolajár) = 38.471
Ezzel meg is van a zárójel értéke, a következő lépés az, hogy a zárójelen kívüli két összeget szorozzuk össze.
Az útiköltség elszámolásához az általános személygépkocsi normaköltséget használjuk.
- 900 (megtett út) x 15 (ált. szgk. normaköltség) = 13.500
Nincs is más hátra, minthogy összeadjuk a két számot: 29.004+13.500 = 51.971 Ft. A megadott értékek alapján az értékesítő tehát 51.971 forintot tud elszámoltatni munkáltatójával 2025.
Szükséges Dokumentáció és Adatszolgáltatás
Az elszámolás kiküldetési rendelvény kitöltésével történik. A kiküldetési rendelvény elszámolásához szükséges adatok: a munkáltató és a dolgozó neve, címe, adatai, a gépjármű típusa és rendszáma, az utazás célja, időpontja, útvonala, a megtett távolság, valamint az alkalmazott üzemanyagár és fogyasztási norma. Kiküldetési rendelvény: a kifizető által két példányban kiállított bizonylat, amely tartalmazza a magánszemély nevét, adóazonosító jelét, a gépjármű gyártmányának, típusának megnevezését, forgalmi rendszámát, a hivatali, üzleti utazás(ok) célját, időtartamát, útvonalát, a futásteljesítményt, az utazás költségtérítését, valamint ezen költségtérítés kiszámításához szükséges adatokat (üzemanyag-fogyasztási norma, üzemanyagár stb.), azzal, hogy kiküldetési rendelvénynek minősül az említett adatokat tartalmazó, a digitális archiválás szabályairól szóló jogszabály rendelkezéseit is figyelembe véve zárt rendszerben kezelt és tárolt, elektronikus úton előállított bizonylat is. Nem - ha a személy saját gépjárművét használja céges célra, elég a kiküldetési rendelvény elszámolása.
A költségelszámolás bármelyik módjának alkalmazásánál szükséges járművenként - az 5. számú melléklet II. 7. pontjában meghatározott - külön útnyilvántartás vezetése, továbbá abban járművenként az üzemi célú futás kezdő és záró kilométeróra állásának a feljegyzése. Gépjármű-használati nyilvántartás (útnyilvántartás): A magánszemély a jövedelemszerző tevékenységéhez használt gépjármű költségelszámolásához útnyilvántartás vezetésére kötelezett. Erre a célra a menetlevél vezetése is megfelel, ha tartalmazza a továbbiakban részletezett adatokat.
Az útnyilvántartásban fel kell tüntetni a gépjármű típusát, forgalmi rendszámát, továbbá a fogyasztási normát. Az útnyilvántartásban fel kell tüntetni az év első és utolsó napján a kilométeróra állását, továbbá, ha a költségelszámoláshoz ez szükséges, akkor ezt az adatot havonta kell bejegyezni. Az útnyilvántartásnak tartalmaznia kell - az utazás időpontját, - az utazás célját (honnan-hova történt az utazás), - a felkeresett üzleti partner(ek) megnevezését, - a közforgalmú útvonalon megtett kilométerek számát. Az útnyilvántartás tartalmazhatja az előzőekkel kapcsolatos üzemanyag-vásárlás időpontját és költségeit is.
Ha az útnyilvántartásra kötelezett magánszemélynek jogszabály alapján titoktartási kötelezettséggel járó tevékenysége (pl. orvosi tevékenység) során az útnyilvántartásban olyan magánszemély adatait kell feltüntetnie, akire nézve a titoktartásra kötelezett, az ilyen felkeresett személy(ek)hez megtett utakról köteles külön útnyilvántartást vezetni. Ezen külön útnyilvántartás tekintetében a vezetésére kötelezettnek gondoskodnia kell arról, hogy annak tartalmát az állami adó- és vámhatóság ellenőrzést végző tisztviselője kivételével harmadik személy ne ismerhesse meg.
A számlával igazolt üzemanyag-vásárlás vehető figyelembe azzal, hogy a számla alapján figyelembe vett üzemanyag-mennyiség nem lehet több mint az üzemi használatra az üzemanyag-fogyasztási normával számított mennyiség. Üzemanyagköltség költségtérítése címén csak a hivatalos célú használat költségeit lehet érvényesíteni, a hivatalos utakról, üzleti utazásról az Szja tv. rendelkezései szerint.
Elszámolható Költségek és Adómentesség
A kiküldetés elszámolása nem egy kötelező rossz, hanem egy lehetőség, hogy optimalizáld a céges autózással kapcsolatos költségeidet. Igazolás nélkül elszámolt mértéknek saját tulajdonúnak minősülő személygépkocsi esetén a norma szerinti üzemanyag-mennyiség és az állami adóhatóság (NAV) által az adott hónapra közzétett üzemanyagár figyelembevételével megállapított üzemanyagköltség és minden más kiadás tekintetében kilométerenként 15 forint általános személygépkocsi-normaköltség minősül. Egy munkáltató ezen költségek alapul vételével számított összeget fizetheti adómentesen a dolgozójának, az ezen felüli összeg mindenképpen adómentes.
Vagy az igazolás nélkül elszámolható összeget veszi figyelembe költségként, és a térítés fennmaradó része után, az adott jogviszonyra adót fizet, vagy a felmerült költségeket az útnyilvántartása alapján, a hivatali célból megtett utakra a hivatali és a magáncélból megtett utak arányában számolja el igazolás, vagyis számla, más bizonylatok alapján.
A kiküldetés elszámolása: Mennyit takaríthatsz meg? Felmérésünk szerint egy átlagos ügyfelünk kiküldetési rendelvénnyel havonta és autónként 160.000 Ft-ot számol el saját gépkocsi céges használatára, ami éves szinten autónként 1.900.000 Ft-ot jelent. Ez az összeg ráadásul adómentes kifizetésként adható az alkalmazottaknak. A céges utak elszámolható költségét a hónapban megtett távolság, az autó üzemanyag fogyasztási normája, a NAV által havonta közzétett üzemanyagár, valamint a 15 Ft/km általános személygépkocsi normaköltség alapján számítható ki. Ez 1.000 km-enként (629 Ft-os üzemanyaggal és átlagos fogyasztással számolva) nagyságrendileg 75.000 Ft-ot jelent, jelentős megtakarítást eredményezve éves szinten. Nem érdemes az asztalon hagyni ezt a pénzt, főleg úgy, hogy egy jó útnyilvántartó programmal gyerekjáték a kiküldetés elszámolása!
Minden munkavállaló és más jogviszonyban dolgozó személy (pl. megbízott, ügyvezető) igénybe veheti a kiküldetés elszámolását. Még akkor is lehetséges, ha nincs közvetlen jövedelmi ellenszolgáltatás - csak az utakkal kapcsolatos költségtérítés.
Digitális Megoldások a Kiküldetési Rendelvény Elszámolásához
A manuális kiküldetési rendelvény kitöltése nemcsak időrabló, de hibalehetőségeket is rejt. Manapság a cégek több, mint 60%-a már valamilyen digitális eszközt használ az útnyilvántartásra. Miért? Mert gyors, pontos és biztonságos. Ahelyett, hogy órákat töltenél Excel táblákkal, vagy ami még rosszabb, papíron próbálnád vezetni a kiküldetési rendelvényt, a RoadRecord automatizálja az egészet. Egy tipikus magyar KKV, ahol hetente 1-3 vidéki üzleti út van, évente akár milliós nagyságrendet is megtakaríthat a szabályos és automatizált elszámolással. Képzeld el, ennyi pénzt hagynának az asztalon!
„Hónapok óta küzdöttem azzal, hogy a NAV fogyasztási norma alapján pontosan elszámoljam a saját autóm üzleti útjait. Minden hónap végén Excel-táblák fölött ültem, régi üzemanyagárakat bogarásztam, és még így is ott motoszkált bennem a kérdés: vajon jól számolok, vagy csak idő kérdése egy kellemetlen ellenőrzés? Egy ponton rájöttem, hogy nem velem van a baj, hanem a folyamattal. Kipróbáltam egy kalkulátort, ami automatikusan a megfelelő NAV-normával számolt, és hirtelen átlátható lett minden. NAV-álló kiküldetés elszámolás: biztonság és gyors adminisztráció. Sokáig úgy voltunk vele, hogy a kiküldetési rendelvénnyel csak plusz adminisztrációt vállalnánk magunkra, és amúgy sem tűnt olyan nagy dolognak. Aztán egy kávé melletti beszélgetésnél felmerült, hogy mennyit lehetne elszámolni a céges ügyekre használt három magánautóra. Utánaszámoltunk… és leesett az állunk. Nem pár ezer forintot, hanem évente több millió forintot hagytunk az asztalon. Ekkor döntöttünk úgy, hogy belevágunk - és nem bántuk meg. A RoadRecorddal a kiküldetés elszámolása szinte automatikusan megy: az adatok rögzítése a mobilapp segítségével akár automatikusan is működik, a rendszer minden szabálynak megfelel és automatikusan kiszámolja az elszámolható összeget. Sőt, még figyelmeztet is, ha valami logikai hibát talál a az elkészült nyomtatványban.”
TIPP 1: Aki a RoadRecord útnyilvántartó programot használja, annak soha nem kell foglalkoznia a fogyasztási normákkal, hiszen NAV-álló útnyilvántartó programunk beépített automatikus üzemanyag-fogyasztási norma számítással is rendelkezik!
TIPP 2: Ha egy adott időszakban nem vezettél útnyilvántartást, de a Google fiókodban be volt kapcsolva a Helyelőzmények opció, akkor ezek az utak megvannak és a RoadRecord segítségével NAV-álló útnyilvántartássá alakíthatod őket!
A RoadRecord automatizált funkciói a következők:
- Automatikus útrögzítés: Elég csak beülni az autóba, a mobilapp automatikusan rögzíti az útvonalat. Nincs többé „elfelejtett” kilométer!
- Intelligens útajánlás: Hiányzó útjaidra AI alapú kiküldetési rendelvény tervezetet kérhetsz.
- Beépített NAV-ellenőr: Ez az egyik kedvencem! A rendszer több mint 70 féle logikai szabály mentén ellenőrzi a bizonylatodat, így szinte lehetetlen hibázni. A kiküldetés elszámolása stresszmentes lehet.
- Gyors exportálás: Pár kattintással elkészítheted a NAV-álló dokumentumokat, Excelben vagy PDF-ben, és már küldheted is a könyvelőnek. Mindezt havonta csupán 7 perc alatt!
Felmerülhet benned a kérdés: „Tényleg ilyen egyszerű a kiküldetés elszámolása? Biztosan NAV-álló lesz?” Teljesen érthető az óvatosság, hiszen a jogszabályok folyamatosan változnak. Épp ezért a RoadRecord csapata naprakészen követi a jogi előírásokat, és a szoftver automatikusan alkalmazkodik ezekhez - így a kiküldetési rendelvény elszámolása mindig megfelel a NAV elvárásainak. Ezzel nemcsak időt spórolsz, hanem pontos, jól dokumentált adatokat adhatsz át a könyvelődnek is. Kevesebb hiba, kevesebb stressz, és több fókusz a vállalkozásodra - mindezt úgy, hogy közben a költségek elszámolását is maximalizálhatod. Ügyfeleink visszajelzései is ezt igazolják: az automatizált elszámolás megkönnyíti a napi működést és felkészültté tesz még egy esetleges NAV-ellenőrzés esetén is.
tags: #kiküldetés #benzin #fogyasztás #elszámolás #szabályai