Útmutató a NAV-kompatibilis gépjármű költségelszámoláshoz
A vállalkozások számára kiemelten fontos a vállalati gépjárműhasználat költségeinek pontos és NAV-kompatibilis elszámolása. A kilométerdíj (más néven kiküldetési rendelvény alapján történő költségtérítés) egy kulcsfontosságú eszköz a cégek és egyéni vállalkozók számára, hogy elszámolják az üzleti célú utazások költségeit, amikor a munkavállalók a saját vagy céges gépjárművet használják.
Kiküldetési rendelvény: Az elszámolás alapja
A kiküldetési rendelvény szolgál az elszámolás alapjául. NAV kiküldetési rendelvénnyel lehetőség van a munkavállalók béren kívüli kifizetésére saját gépkocsi használat esetén. A kiküldetési rendelvény nemcsak a munkaviszonyra állítható ki, hanem más jogviszonyok (pl. megbízás, tagi/vezető tisztségviselői, vagy választott tisztségviselői jogviszony) alapján is. Akkor is alkalmazható, ha a magánszemély a tevékenységért nem részesül juttatásban, azt „közérdekű” munkaként végzi, és csak a járműhasználattal kapcsolatos költségeinek megtérítését kéri.
Maga a vállalkozás tulajdonosa/ügyvezetője is alkalmazhatja a kiküldetési rendelvényt, ha saját autóját használja a cégében.
A papír alapon kiállított kiküldetési rendelvény eredeti példányát a kifizető, másolatát a magánszemély a bizonylatmegőrzésre vonatkozó rendelkezések betartásával megőrzi. Amennyiben a kiküldetési rendelvényt nem őrzi meg a kiküldött, akkor a felmerült cégautóadót a kiküldött magánszemélynek kell megfizetnie.
A kiküldetési rendelvény nem használható fel munkába járás költségtérítéséhez, azonban 2020 tavasza óta, a távmunkaszerződések tömeges elterjedésével nyíltak új lehetőségek elszámoláshoz arra az esetre, ha az eseti „munkába” járás saját gépkocsival történik.
Autóklíma hibaelhárítási útmutató
Azt is jó tudni, hogy a kiküldetési rendelvény nem azonos az útnyilvántartással. Míg a kiküldetési rendelvény a saját gépkocsival történő üzleti utakra vonatkozik, addig az útnyilvántartás vezetése leginkább lízingelt céges autók esetében lehet érdekes.
Ehhez hasonlóan az üzemanyag-megtakarítás is a cég által üzemeltetett jármű vezetőjeként nyilvántartott munkavállaló kaphat, saját gépkocsijára nem vonatkozik. Ennek adómentes határa a havi 100.000 forint, tehát amennyiben 140.000 forint egy adott hónapban az üzemanyag-megtakarítás mértéke, akkor abból 40.000 forint adóköteles.
Mennyit lehet elszámolni a kiküldetési rendelvénnyel?
1000 km-enként (600 Ft-os NAV üzemanyagárral számolva) nagyságrendileg 75.000 Ft költséget lehet elszámolni. Ügyfélkörünkben végzett felmérés szerint a kiküldetési rendelvényt használók évente átlagosan 1.900.000 forintot számolnak el saját gépkocsijuk használatára autónként.
TIPP: 2022. október 1-től elektromos és tölthető hibridautókra is el lehet számolni üzemanyagot hivatalos alapnorma-átalány alapján.
Mit kell tartalmaznia a saját gépkocsi használat elszámolásához szükséges kiküldetési rendelvénynek?
A kiküldetési rendelvény a kifizető által két példányban (papíron vagy elektronikus módon) kiállított bizonylat, amelynek tartalmaznia kell az alábbi kötelező adatokat:
Késések az elektromos Land Rover terveiben
- a kifizető cég adatai (neve, címe, adószáma)
- a kiküldött magánszemély neve, adóazonosító jele
- a gépjármű gyártmányának, típusának megnevezése, forgalmi rendszáma
- a hivatali, üzleti utazás(ok) célja, időtartama, útvonala
- futásteljesítmény (a megtett távolságok)
- az utazás költségtérítése (valamit a kiszámításához szükséges adatokat (üzemanyag-fogyasztási norma, üzemanyagár stb.)
A kiküldetési rendelvény formai követelményeit a NAV írja elő, melynek a RoadRecord Online útnyilvántartó program és mobil applikáció 100%-ban megfelel. Többek között ezért is kapta a NAV-álló kiküldetési rendelvény elnevezést a programmal készíthető kiküldetési rendelvény, hiszen használatával gyorsan készül a NAV kritériumainak is maradéktalanul megfelelő dokumentum.
Üzemanyag elszámolás szabályai
A NAV gépkocsi elszámolás szabályai szerint az üzemanyag-elszámolás a következő képlettel történik:
[(megtett kilométer/100) x a jármű fogyasztása x hivatalos benzin-, illetve gázolajár] + megtett kilométer x általános személygépkocsi normaköltség
A munkáltató a kiküldetésben levő dolgozójának a kiküldetési rendelvényben meghatározott km-távolság szerint az üzemanyag fogyasztási norma, a NAV által közzétett üzemanyagár, valamint a 15 Ft/km általános személygépkocsi normaköltség alapul vételével számított összeget fizetheti adómentesen.
Az ezen felül adott juttatás, mint például a kiküldetési díj - más szóval napidíj - már SZJA köteles.
Vélemények a Bardi Auto traktor alkatrészeiről
A fent említett 15 Ft/km-es általános személygépkocsi normaköltség az autó olyan fenntartási, javítási, és felújítási költségeit foglalja magában - ha úgy tetszik, átalány formájában -, amelyek minden gépkocsinál felmerülnek, ezáltal így csoportosan elszámolható költségekké válnak.
FONTOS: A 2023 januárjától 30 Ft/km-re emelt, munkába járás költségtérítéseként adómentesen adható összegplafon semmilyen összefüggésben nincs a fentebb említett 15 Ft/km összegű, fix jellegű általános személygépkocsi-normaköltséggel.
Milyen gépkocsi fogyasztási normát kell használnom?
Az üzemanyag felhasználás meghatározására választani lehet az alapnorma és az alapnorma-átalány között.
Alapnorma
Az üzemanyag-fogyasztási alapnormákat a 60/1992.(IV.1.) kormányrendelet szabályozza.
Plug-in hibrid autók üzemanyag-elszámolása
A tölthető hibrid járművek használata esetén a hibrid autó fogyasztási norma számítása a járműbe beépített belső égésű motor hengerűrtartalma alapján a vonatkozó kormányrendelet szerint meghatározható üzemanyag-fogyasztási alapnorma-átalány 70%-a.
Nézzünk rá egy példát:
Egy 2000 cm3-es, dízeles személygépkocsi üzemanyag-fogyasztási alapnorma-átalány értéke 6,7 liter / 100 km, az ezzel egyenértékű plug-in hibrid autó alapnorma-átalány értéke ennek 70%-a, tehát 4,69 liter / 100 km.
Elektromos autók üzemanyag-elszámolása
A tisztán elektromos járművek után 3 liter / 100 km 95-ös, ólmozatlan benzin aktuális hivatalos NAV üzemanyagárának az összege számolható el adómentesen.
A fenti NAV üzemanyag kalkulátor segítségével percek alatt megállapíthatod, hogy az autód hengerűrtartalma alapján mekkora a kalkulálható norma - így a költségtérítés kiszámítása mindig gyors és szabályos.
A NAV üzemanyag elszámolás képlete
A NAV gépkocsi elszámolás szabályai szerint az útiköltség számítás a következő képlettel történik:
[(megtett kilométer/100) x a jármű fogyasztása x hivatalos benzin-, illetve gázolajár] + megtett kilométer x általános személygépkocsi normaköltség
A képlet szereplői, egyenként elmagyarázva:
- Megtett kilométer: Értelemszerűen az adott időszakban levezetett kilométert jelöli
- A jármű fogyasztása, avagy a NAV gépjármű fogyasztási norma: A weblap tetején található üzemanyag fogyasztás kalkulátor segítségével pillanatok alatt kiszámolható.
- Hivatalos benzin-, illetve gázolajár: Mindig naprakész NAV üzemanyagár témájú weboldalunkon évekre visszamenőleg megtekinthetőek a havi NAV üzemanyag egységárak
- Általános személygépkocsi normaköltség: 15 Ft/km áron megszabott fix költség, mely fedezi a gépkocsi fenntartási, javítási, és felújítási költségeit (FONTOS: az üzemanyag nem tartozik bele)
Egy munkáltató ezen költségek alapul vételével számított összeget fizetheti adómentesen a dolgozójának, az ezen felüli összeg mindenképpen adómentes. Az elszámolás kiküldetési rendelvény kitöltésével történik.
Üzemanyag számítás konkrét példán keresztül
A kényelem kedvéért a képlet még egyszer:
[(megtett kilométer/100) x a jármű fogyasztása (gépkocsi fogyasztási norma) x hivatalos benzin-, illetve gázolajár] + megtett kilométer x általános személygépkocsi normaköltség
Egy fogtechnikai cég egyik értékesítője 900 kilométert vezetett céges indokból 2025. áprilisában egy 1600 cm³-es, dízeles személyautóval.
Ahogy a fenti táblázatban láthatjuk, a NAV gázolaj-üzemű autók esetében egy 1600 cm³-es gépkocsira 6,7 L / 100km alapnorma-átalányt adott meg, így ezzel fogunk dolgozni.
Ahogy a matematikában szokás, kezdjünk a zárójellel:
- megtett kilométer/100: 900 km / 100 = 9
- 9 x 6,7 (fogyasztás) x 638 (gázolajár) = 38.471
Ezzel meg is van a zárójel értéke, a következő lépés az, hogy a zárójelen kívüli két összeget szorozzuk össze.
Az útiköltség elszámolásához az általános személygépkocsi normaköltséget használjuk.
900 (megtett út) x 15 (ált. szgk. normaköltség) = 13.500
Nincs is más hátra, minthogy összeadjuk a két számot:
29.004+13.500 = 51.971 Ft
A megadott értékek alapján az értékesítő tehát 51.971 forintot tud elszámoltatni munkáltatójával 2025.
Az üzemanyag-elszámolás alapja továbbra is a precíz útnyilvántartás és a kilométeróra állások dokumentálása. A munkáltató adómentes költségtérítést nyújthat a dolgozóknak saját gépjármű használata esetén, amennyiben az elszámolás az útnyilvántartás és az aktuális üzemanyagárak alapján történik.
Utazási költség kalkulátor
Az utazási költség kalkulátor használatával kiszámolhatjuk azt, hogy egy adott út mennyi pénzbe fog kerülni. Ezen felül kiválaszthatjuk azt, hogy lesz-e autópálya díj, illetve beírhatunk egyéb költséget is.
Tipp 2: ha megadjuk a tervezett átlagos sebességet, akkor a kalkulátor a becsült utazási időt is kiszámítja. Ha útközben tartunk pihenőt, akkor megadhatjuk azt is, hogy az(oka)t hány percig és hány alkalommal tervezzük. Természetesen a becsült utazási idő számítása pihenő idő megadása nélkül is lehetséges, ez csak egy plusz opció.
Milyen legyen a kiküldetési rendelvényt készítő programod?
Képzelj el egy programot, ami helyetted kiszámolja a partnereid közti távolságokat, amivel könnyen rögzítheted az útjaidat, és így hamar pótolhatod akár elmaradásaidat is! De milyen is legyen?
- Szép és logikusan felépített kezelőfelület vezessen végig a teendőkön, ne kelljen se a jogszabályokhoz, se a működéshez különösebben értened
- Mindenhol és minden eszközön elérhető online szoftver legyen
- Kiálljon bármilyen NAV ellenőrzést
- Partnereidet / útjaidat importálhasd a programba Excel-táblázatból
- Importálhasd és átalakíthasd a Google által rögzített útjaidat NAV-álló kiküldetési rendelvénnyé
- Napi állandó útjaidat beállíthasd előre
- Legyen hozzá kiegészítő Android vagy iPhone adatrögzítő alkalmazás
- Legyen benne intelligens útajánlás funkció
- Gyorsan be tudd pótolni az esetleges elmaradásod
- Legyen benne beépített térkép cég- és telephelykeresővel, ami tömegesen, háztól-házig számolja a partnertávolságokat
- Alapnorma választása esetén számoljon a korrekciós tényezőkkel
- Legyen benne beépített NAV ellenőr
- Automatikusan figyeljen az adott időszaknak megfelelő jogszabályok betartására
- Legyen hozzá állandó fejlesztés és folyamatos szoftverfrissítés
- Legyen hétvégén is elérhető szakértő ügyfélszolgálat
A RoadRecord Online útnyilvántartó program pont ilyen, ráadásul használata egyszerű: csak rögzítsd menet közben mobil applikációval az útjaidat és vezesd az online programunkkal a számítógépeden - hó végén a hiányzó utakra pedig automata útajánlást kapsz, ráadásul a program ára 1 hónap alatt megtérül!
Emellett az útajánlás funkció segítségével visszamenőleg is pótolhatod elmaradásaidat havi 7 perc alatt! Így lett gyerekjáték a saját gépkocsi céges használatának elszámolása
Összefoglalás
A cégtulajdonban lévő autó után a KFT elszámolhatja az összes felmerült költséget: üzemanyag, szerviz, biztosítás, parkolás, stb. Valamint értékcsökkenési leírást is, amelynek során az autó vételárát a hasznos élettartam alatt részletekben számolja el költségként. Előnye, hogy ezek a költségek nem csak az üzleti utak arányában számolhatók el, hanem például a magán utakon megejtett tankolás is könyvelhető, ha van róla számla. A magánszemély tulajdonában lévő autóval megtett üzleti utakra kiküldetési rendelvénnyel lehet elszámolni, de csak az üzleti célú utakra, a magán utakra nem! A költségtérítés összege a megtett kilométerre eső fogyasztási normával számolt üzemanyagár és 15 Ft/km kopási normaköltség.