Saját Gépjármű Céges Használatának Elszámolása és Adózási Kérdések
Saját gépkocsi használat elszámolása céges utakra - számos munkavállaló, vállalkozó és cégtulajdonos számára releváns téma. A hivatali vagy üzleti utakhoz kapcsolódóan számos tévhit él jelenleg is, és a felmerülő költségek viselése, a költségtérítés lehetősége, annak formái kérdésesek lehetnek. Elsődlegesen a saját személygépkocsi használatára térünk ki, és bemutatjuk, hogyan lehet szabályosan és adómentesen elszámolni a felmerülő költségeket.
Kiküldetési Rendelvény: Fogalma és Alkalmazása
A kiküldetési rendelvény egy kulcsfontosságú dokumentum, amely lehetővé teszi a magánszemélyek számára, hogy kifizettessék munkáltatójukkal a saját gépkocsi cégérdekből történő használatát. Ennek segítségével elkerülhető a cégautóadó megfizetése, ha az elszámolást a NAV által hivatalosan elnevezett kiküldetési rendelvényen végzik.
Másképpen fogalmazva: NAV kiküldetési rendelvénnyel lehetőség van a munkavállalók béren kívüli kifizetésére saját autó munkára használat esetén. A kiküldetési rendelvény nemcsak a munkaviszonyra állítható ki, hanem más jogviszonyok (pl. megbízás, tagi/vezető tisztségviselői, vagy választott tisztségviselői jogviszony) alapján is.
A vállalkozás tulajdonosa/ügyvezetője is alkalmazhatja a kiküldetési rendelvényt, ha saját autóját használja a cégében. Akkor is alkalmazható, ha a magánszemély a tevékenységért nem részesül juttatásban, azt „közérdekű” munkaként végzi, és csak a járműhasználattal kapcsolatos költségeinek megtérítését kéri.
Fontos tudni, hogy a kiküldetési rendelvény nem használható fel munkába járás költségtérítéséhez. Azonban 2020 tavasza óta, a távmunkaszerződések tömeges elterjedésével nyíltak új lehetőségek elszámoláshoz arra az esetre, ha az eseti „munkába” járás saját gépkocsival történik.
Kárbejelentés Aegon biztosítónál
A saját tulajdonú gépjármű tulajdonjogát a munkavállaló a közlekedési igazgatósági hatóság által kiadott törzskönyvvel, visszavonás esetén pedig a közlekedési hatóság által kiadott igazolással igazolhatja. Az Szja tv. szerint saját tulajdonban lévő személygépkocsi a zárt végű lízingbe vett jármű is. Szintén saját tulajdonúnak tekintendő a közeli hozzátartozó tulajdonában lévő, vagy az általa zárt végű lízingbe vett személygépkocsi.
A Kiküldetési Rendelvény Kötelező Tartalmi Elemei és Megőrzése
A kiküldetési rendelvény a kifizető által két példányban (papíron vagy elektronikus módon) kiállított bizonylat, amelynek tartalmaznia kell az alábbi kötelező adatokat:
- A kifizető cég adatai (neve, címe, adószáma)
- A kiküldött magánszemély neve, adóazonosító jele
- A gépjármű gyártmányának, típusának megnevezése, forgalmi rendszáma
- A hivatali, üzleti utazás(ok) célja, időtartama, útvonala
- Futásteljesítmény (a megtett távolságok)
- Az utazás költségtérítése (valamint a kiszámításához szükséges adatok, mint például üzemanyag-fogyasztási norma, üzemanyagár stb.)
A papír alapon kiállított kiküldetési rendelvény eredeti példányát a kifizető, másolatát a magánszemély a bizonylatmegőrzésre vonatkozó rendelkezések betartásával megőrzi. Amennyiben a kiküldetési rendelvényt nem őrzi meg a kiküldött, akkor a felmerült cégautóadót a kiküldött magánszemélynek kell megfizetnie.
Költségek Elszámolása és Adómentes Juttatások
Az Mt. 51. § (2) bekezdése értelmében a munkáltató köteles a munkavállalónak azt a költségét megtéríteni, amely a munkaviszony teljesítésével indokoltan merült fel. Ez azt is jelenti, hogy kiküldetés esetén a jogszabály alapján járó költségtérítésen túl a munkáltató köteles a munkavállaló számára megfizetni a kiküldetés során felmerülő szükséges és igazolt többletköltségeket.
Amennyiben a magánszemély a saját tulajdonában lévő, vagy általa bérelt, szívességi használatba kapott személygépkocsit használja a kiküldetés során, akkor a kiküldő ugyancsak köteles a magánszemélynek a felmerült kiadásokat megtéríteni az Szja tv. rendelkezése szerint.
A DEKRA kárbejelentő nyomtatványa
Üzemanyagköltség Elszámolása
Az üzemanyag-költségtérítés összegének megállapításánál fogyasztási normaként a - módosított - 60/1992. (IV. 1.) Korm. rendelet 4. §-ában meghatározott alapnorma-átalányt, vagy az 1. számú melléklet szerinti fogyasztási normákat lehet figyelembe venni. A magánszemély választhat a kétféle fogyasztási norma közül. Egy negyedéven belül azonban csak az egyiket lehet alkalmazni, a kétféle fogyasztási normát vegyesen nem.
Az üzemanyag áraként az állami adóhatóság által közzétett ár, vagy a számlák szerinti üzemanyagár vehető figyelembe. Negyedéven belül ebben az esetben is csak egyféle módszer alkalmazható.
A NAV gépkocsi elszámolás szabályai szerint az üzemanyag-elszámolás a következő képlettel történik:
[(megtett kilométer/100) x a jármű fogyasztása x hivatalos benzin-, illetve gázolajár] + megtett kilométer x általános személygépkocsi normaköltség
Jó hír, hogy ha valaki a jogszabályok alapján, az ott szereplő hivatalos adatokat alapul véve készíti el az üzemanyag-elszámolást, nem szükséges ezt számlákkal igazolnia. Fontos megjegyezni, hogy 2022. október 1-től elektromos és tölthető hibridautókra is el lehet számolni üzemanyagot hivatalos alapnorma-átalány alapján.
A Járműmérnöki Képzés részletei
Általános Személygépkocsi Normaköltség
Az igazolás nélkül elszámolt mértéknek saját tulajdonúnak minősülő személygépkocsi esetén a norma szerinti üzemanyag-mennyiség és az állami adóhatóság (NAV) által az adott hónapra közzétett üzemanyagár figyelembevételével megállapított üzemanyagköltség és minden más kiadás tekintetében kilométerenként 15 forint általános személygépkocsi-normaköltség minősül. Ez a 15 Ft/km-es általános személygépkocsi normaköltség az autó olyan fenntartási, javítási, és felújítási költségeit foglalja magában - ha úgy tetszik, átalány formájában -, amelyek minden gépkocsinál felmerülnek, ezáltal így csoportosan elszámolható költségekké válnak.
A munkáltató a kiküldetésben levő dolgozójának a kiküldetési rendelvényben meghatározott km-távolság szerint az üzemanyag fogyasztási norma, a NAV által közzétett üzemanyagár, valamint a 15 Ft/km általános személygépkocsi normaköltség alapul vételével számított összeget fizetheti adómentesen.
FONTOS: A 2023 januárjától 30 Ft/km-re emelt, munkába járás költségtérítéseként adómentesen adható összegplafon semmilyen összefüggésben nincs a fentebb említett 15 Ft/km összegű, fix jellegű általános személygépkocsi-normaköltséggel.
Amennyiben a munkáltató a bevételnek nem számító összegnél többet fizet a magánszemélynek, akkor a teljes összeg adóköteles bevétel, melyre az alapul szolgáló jogviszony szabályai irányadók. Az ezen felül adott juttatás, mint például a kiküldetési díj - más szóval napidíj - már SZJA köteles.
Az Adózóna válaszol: változások a csed szabályaiban 2025. július 1-jétől
Kalkuláció és Megtakarítási Lehetőségek
A saját gépkocsi céges használatának elszámolása jelentős megtakarítást eredményezhet. Ügyfélkörünkben végzett felmérés szerint a kiküldetési rendelvényt használók évente átlagosan 1.900.000 forintot számolnak el saját gépkocsijuk használatára autónként.
Egy egyszerű példával szemléltetve az elszámolható költségeket:
1000 km-enként (600 Ft-os NAV üzemanyagárral és egy átlagos 7,5 liter/100 km-es fogyasztással számolva) nagyságrendileg a következőképpen alakulhat az elszámolás:
| Tétel | Érték |
|---|---|
| Megtett távolság (km) | 1000 |
| Üzemanyag ár (Ft/liter) | 600 (NAV átlag) |
| Fogyasztás (liter/100 km) | 7.5 (Példa) |
| Üzemanyag költség (7.5 * 10 * 600) | 45 000 Ft |
| Általános normaköltség (15 Ft/km * 1000 km) | 15 000 Ft |
| Összes elszámolható költség | 60 000 Ft |
Kiküldetési Rendelvény és Útnyilvántartás: Fő Különbségek
Azt is jó tudni, hogy a kiküldetési rendelvény nem azonos az útnyilvántartással. Míg a kiküldetési rendelvény a saját gépkocsival történő üzleti utakra vonatkozik, addig az útnyilvántartás vezetése leginkább lízingelt céges autók esetében lehet érdekes, de saját tulajdonú járműveknél is alkalmazható, különösen, ha az elszámolás alapjául szolgál.
Útnyilvántartás
Annak érdekében, hogy a jövedelemszerző tevékenységéhez használt gépjárművel kapcsolatosan költséget számolhasson el, az Szja-törvény szerinti útnyilvántartást kell vezetni. Az útnyilvántartásnak tartalmaznia kell:
- az utazás időpontját,
- az utazás célját (honnan-hova történt az utazás),
- a felkeresett üzleti partner(ek) megnevezését,
- a közforgalmú útvonalon megtett kilométerek számát.
Az útnyilvántartás tartalmazhatja az előzőekkel kapcsolatos üzemanyag-vásárlás időpontját és költségeit is. Az útnyilvántartás vezetéséhez nem szükséges formanyomtatvány, erre a célra akár a menetlevél vezetése is megfelel, a lényeg, hogy tartalmazza a fenti adatokat. Így akár egy Excel tábla is használható. Minden gépjármű esetében külön útnyilvántartást kell vezetni.
Az útnyilvántartásban fel kell tüntetni a gépjármű típusát, forgalmi rendszámát, továbbá a fogyasztási normát, továbbá az év első és utolsó napján a kilométeróra állását, vagy ha a költségelszámoláshoz ez szükséges, akkor a kilométeróra-állás adatát havonta, a hónap első és utolsó napján fennálló adatot kell bejegyezni.
Speciális Szabályok: Egyéni Vállalkozók és Vállalatok
Egyéni Vállalkozók Elszámolása
Egyéni vállalkozók esetében a részletes útnyilvántartás szolgál a költségelszámolás alapjául azzal, hogy abba csak a hivatali célból megtett utakat lehet beírni. Költség kizárólag az egyéni vállalkozói tevékenységgel összefüggő üzleti célból megtett utak alapulvételével számolható el.
Amennyiben a gépjármű az Szja-törvény szempontjából személygépkocsinak minősül, úgy az egyéni vállalkozónak lehetősége van arra, hogy útnyilvántartás vezetése helyett - saját tulajdonú személygépkocsi használata címén, függetlenül az üzemeltetett személygépkocsik számától - havi 500 kilométernek megfelelő költséget számoljon el a személygépkocsi üzemi célú használata miatt. Ezt az elszámolási módszert csak a teljes adóévre - illetőleg az adóéven belül a tevékenység teljes időtartamára - lehet alkalmazni.
Amennyiben az egyéni vállalkozó ezt a módszert választja, akkor az üzemanyagköltség a norma szerinti üzemanyag-mennyiség figyelembevételével a NAV által közzétett ár alapulvételével, a fenntartási költségek pedig kizárólag a kilométerenkénti 15 forint általános személygépkocsi-normaköltség alkalmazásával számolhatók el. Fontos, hogy az 500 kilométer költségátalányt választó egyéni vállalkozónak nem kell cégautóadót fizetnie.
Vállalati Gépjárművek és Üzemanyag-Megtakarítás
A társasági adóról és az osztalékadóról szóló törvény hatálya alá tartozó adózó a járművek bekerülési értékét (beszerzési árát) a tárgyi eszközökre vonatkozó általános szabályok szerint számolhatja el. Ebből következik a számviteli elszámolásra és a társasági adóalap meghatározására egyaránt érvényes főszabály, miszerint ezen eszközök bekerülési értékét értékcsökkenési leírás útján kell figyelembe venni. Az adó alanya a tulajdonában lévő gépjármű beszerzési, fenntartási, karbantartási, javítási, valamint üzemanyag-költségeit a számviteli törvény előírásának megfelelően kizárólag szabályszerűen kiállított számlák alapján érvényesítheti. Az ilyen módon dokumentált költségeket a tao-törvény az adóalapnál is elismeri.
A társaságiadó-alanyok esetében előforduló kérdés az üzemanyag-megtakarítás kérdése. A törvény szerint a nem önálló tevékenységből származó bevételt az adóalap megállapítása előtt csökkenti a munkáltató által az alkalmazottja, a társas vállalkozás által a tevékenységében személyesen közreműködő tagja számára - a munkaköre (tevékenysége) szerint a munkáltató, a társas vállalkozás által üzemeltetett gépjármű vezetőjeként teljesített kilométer-futásteljesítménye alapulvételével - üzemanyag-megtakarítás címén fizetett, annak mértékét meg nem haladó összeg, de legfeljebb havi 100 ezer forint.
Üzemanyag-megtakarításnak minősül az az összeg, amely nem több, mint az útnyilvántartással (menetlevéllel, fuvarlevéllel) igazolt kilométer-futásteljesítmény alapján az üzemanyag-elszámolásnál is nevesített fogyasztási normákat szabályozó kormányrendelet szerinti - korrekciós tényezőkkel módosított - alapnorma, és az állami adóhatóság által közzétett üzemanyagár figyelembevételével kiszámított összegnek a munkáltató által, a társas vállalkozás által számla (számlák) alapján elszámolt üzemanyag-mennyiség és az állami adóhatóság által közzétett üzemanyagár figyelembevételével meghatározott összeget meghaladó része.
Digitális Megoldások az Elszámolás Egyszerűsítésére
A szabályos kiküldetési rendelvény és útnyilvántartás elkészítése komoly adminisztrációs terhet jelenthet, azonban a modern szoftverek és alkalmazások jelentősen leegyszerűsítik ezt a folyamatot.
A RoadRecord Online útnyilvántartó program és mobil applikáció például 100%-ban megfelel a NAV által előírt formai követelményeknek. Ezzel a programmal gyorsan készül a NAV kritériumainak is maradéktalanul megfelelő dokumentum.
Képzelj el egy programot, ami helyetted kiszámolja a partnereid közti távolságokat, amivel könnyen rögzítheted az útjaidat, és így hamar pótolhatod akár elmaradásaidat is! Egy jó program:
- Szép és logikusan felépített kezelőfelülettel rendelkezik, ami végigvezet a teendőkön.
- Mindenhol és minden eszközön elérhető online szoftver legyen.
- Kiálljon bármilyen NAV ellenőrzést.
- Lehetőséget biztosít partnerek/utak importálására Excel-táblázatból.
- Importálhatja és átalakíthatja a Google által rögzített utakat NAV-álló kiküldetési rendelvénnyé.
- Lehetőség van napi állandó utak előre beállítására.
- Rendelkezik kiegészítő Android vagy iPhone adatrögzítő alkalmazással.
- Intelligens útajánlás funkcióval segíti az elmaradások pótlását.
- Beépített térképpel, cég- és telephelykeresővel rendelkezik, ami tömegesen, háztól-házig számolja a partnertávolságokat.
- Alapnorma választása esetén számol a korrekciós tényezőkkel.
- Beépített NAV ellenőrrel és automata jogszabálykövetéssel rendelkezik.
- Állandó fejlesztés és folyamatos szoftverfrissítés biztosított hozzá.
- Hétvégén is elérhető szakértő ügyfélszolgálatot kínál.
„Emlékszem, amikor még a hagyományos módszerrel próbálkoztam a saját gépkocsi használat elszámolásával és kézzel töltöttem a kiküldetési rendelvényt. Rettegtem a hónap végétől! Minden egyes út után azonnal le kellett írnom a megtett kilométert, a címet, a partnert. Ha elfelejtettem, jött a kapkodás, a cetlik, a bizonytalanság. Aztán egy nap, a könyvelőm ajánlotta a RoadRecordot. Az első pillanattól kezdve éreztem a különbséget. Az app automatikusan naplózta az útjaimat, alig kellett hozzányúlnom. Ami korábban órákig tartó nyűglődés volt, az most percekké zsugorodott. Nemcsak az időt spóroltam meg, hanem a stresszt is!”
tags: #gepjarmu #elszamolas #visszatartasa #magyarázat